دليل المدير لإيكال المهام

وهذه المهام بطبيعة الحال هي المهام الأساسية لمنصب المدير، لذلك على المدير معرفة كيفية التعامل مع جدول أعماله المزدحم حتى يتمكن من أداء مهمته بفعالية، يكون الحل هنا هو توكيل المهام. ويكون من المهم أن يتعرف المدير الوقت الذي يحتاج فيه إلى توكيل أداء المهام إلى أحدهم. يقدم الكتاب مجموعة من الأسئلة التي تسهل على المدير التعرف على مدى حاجته إلى توكيل المهام إلى آخرين ومنها:
- هل أنت مشغول لا تجد الوقت لفنجان من الشاي، في حين أن مرؤوسيك يجدون الوقت للثرثرة وتصفح الإنترنت؟
-ـ هل المهام الملقاة على عاتقك كثيرة مثلما كانت قبل أن تصير مديرا؟
- هل يبدو أن زملاءك المديرين يتعرضون لضغوط أقل؟
- هل تبدو لك فكرة أخذ إجازة لبضعة أيام حلما بعيد المنال؟
إيكال المهام للآخرين لا يساعد فقط على حماية وقت المدير من الإهدار وإنما أيضا يساعد على رفع مستوى الموظفين وزيادة كفاءاتهم، فالناس يتعلمون بصورة أفضل من خلال التنفيذ الفعلي للمهام الذي يتيح لهم أيضا صقل مهاراتهم وإبراز قدراتهم. كما أنه يتيح الفرصة للتعرف على أفضل المستحقين للترقيات في العمل. إلا أن بعض المديرين لا يفضلون إيكال مهامهم للآخرين متعلليين بالأسباب التالية:
ـ لا يمكنني الوثوق بأي شخص للقيام بهذه المهمة: هذه النظرة لا تخلو من تقليل لشأن الموظفين، فغالبا هم يتمتعون بالخبرة والمهارات اللازمة لأداء المهام الموكولة إليهم خاصة مع إعطائهم التعليمات اللازمة والإشراف المناسب عليهم.
- أستطيع القيام بهذه المهمة أفضل من أي شخص آخر: وقد يكون هذا صحيحا، لكن الشركة تدفع لك مرتبك لتكون مديرا وليس لتقوم بجميع الأعمال التي على موظفيك القيام بها.
- أنا أتحمل المسؤولية المباشرة عما يحدث هنا، ولا أستطيع تفويض مسؤولياتي: بالطبع يظل المدير مسؤولا عن أداء مرؤوسيه ولكن عليه ألا ينسى أن هذه المسؤولية إدارية وإشرافية.
يعد إيكال المهام للآخرين جزءا ضروريا من إجادة المدير لوظيفته، وليتم على أكمل وجه يجب أن يتضمن الخطوات الخمس التالية والتي تضمن حال إتباعها إلى توفير وقت المدير وتطوير مهارات الموظفين:
- تحديد المهام التي سيتم إيكالها.
- تحديد الشخص المناسب لأداء هذه المهام.
- إسناد المهمة.
- رصد ما يتحقق من تقدم في المهمة التي تم إيكالها.
- تقييم الأداء.