6 أخطاء شائعة في التخطيط للمشاريع و8 خطوات للنجاح الأمثل
يوضح الكتاب أنه إذا كانت الشركة تعمل في أكثر من مشروع في الوقت ذاته، ينبغي أن يكون كل مشروع مرتبطا بالاستراتيجية الشاملة، خاصة إذا ما كانت النتائج النهائية للمشاريع ذات صلة ببعضها البعض.
سواء أكان مشروعك كبيرا أم صغيرا، يمكنك استخدام الأدوات والمناهج الاستراتيجية لإدارته بفعالية. أهم مهمة في إدارة المشاريع أن تفهم تماما ما الذي تحاول أن تفعله، وما النجاح الذي تريد تحقيقه، وما مؤشرات تحقيقك النجاح في المشروع. هناك ستة أخطاء شائعة في التخطيط للمشاريع عليك تجنبها؛ ألا وهي:
- الأهداف غير الواضحة: عندما تبدأ مشروعا دون وجهة واضحة ستنتهي إلى أداء قدر كبير من العمل غير المجدي.
- العمل دون سياق: إذا لم تكن على بينة من كيفية انسجام جهودك مع الصورة الكلية، فستعمل دون أن تكون لديك القدرة على تصحيح المسار.
- استخدام الأدوات الخطأ: عليك استخدام الأدوات الصحيحة لا مجرد تلك الأدوات التي يسهل الحصول عليها.
- الاعتقاد بأن أصحاب المصالح لا يمثلون أهمية: لا يوجد مشروع بمعزل عما حوله، لذلك عليك أن تتأكد أن عملك يعني شيئا لمن سيقومون بتقييم نتيجته.
- الانشغال عن التخطيط: إذا لم تأخذ وقتا في التخطيط الجيد، فستفوتك مواعيد تسليم العمل وستضيع الوقت والموارد على إصلاح الأخطاء.
- أن تفقد الموظفين المتميزين بسبب عدم التخطيط الجيد: يؤدي الموظفون عملا أفضل عندما يكونون سعداء والعكس صحيح. ودون خطة واضحة سيصاب فريق العمل بالإحباط ولن تكون لديهم فكرة عما عليهم القيام به.
يوضح الكتاب أنه إذا كانت الشركة تعمل في أكثر من مشروع في الوقت ذاته، ينبغي أن يكون كل مشروع مرتبطا بالاستراتيجية الشاملة، خاصة إذا ما كانت النتائج النهائية للمشاريع ذات صلة ببعضها البعض.
وهناك ثمانية خطوات لازمة للتخطيط المنطقي للمشروع:
- اجعل سياق تخطيط المشروع واضحا وصريحا.
- تأكد من ضم المشاركين الأساسيين في المشروع بما فيهم الجهات المعنية.
- فحص سياق المشروع بما في ذلك وحدات الشركة العاملة فيه.
- وضع رؤية لفريق العمل وبيان كيفية تحقيق هذه الرؤية.
- السعي باستمرار لتحسين القيمة المضافة وكيفية قياسها.
- وضع الأهداف في الاستراتجيات الأساسية وتحليلها تبعا للمقاييس المستخدمة.
- تنفيذ الاستراتيجيات الأساسية لوضع خطة تنفيذ المشروع.
- تحديث الخطط ومتابعتها مع الجهات المعنية.
لا يفيد تراشق الاتهامات بالتسبب في المشكلات بين أفراد فريق العمل، وإنما يجب استخدام تحليل دقيق لتحويل كل مشكلة إلى مجموعة من الأهداف الواضحة بالوصول إلى السبب الأساسي للمشكلة. كذلك ينبغي تفادي وضع أهداف غير واضحة المعالم، وإنما يجب وصف الأهداف بوضوح وبأسلوب موجز. ولمعرفة مدى التقدم في تحقيق أهداف المشروع، ولا بد أن تكون هناك طريقة لقياس نتائجه.
Title: Strategic Project Management Made Simple: Practical Tools for Leaders and Teams
Author: Terry Schmidt
Publisher: Wiley
ISBN-10: 0470411589
February 2009
Pages: 272