«تخمة الاجتماعات» داء ما بعد الوباء

قبل الوباء، كان فيل ليبين، المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي لشركة mmhmm، وهي شركة اتصالات بالفيديو، يبلغ لديه متوسط عدد الاجتماعات الواقعية في اليوم 9.5 اجتماع، وعادة ما يكون كل منها ساعة، إضافة إلى السفر. أثناء الوباء، ارتفع عدد اجتماعات الفيديو الخاصة به إلى نحو 14 اجتماعا كل يوم.
لقد أصبح الأمر لا يطاق. لذلك قلل ليبين الاجتماعات في اليوم إلى ما بين أربعة وخمسة اجتماعات. ويقول إن التسجيلات السمعية والبصرية والنصوص ورسائل البريد الإلكتروني يمكن أن تكون بدائل جديرة بالاهتمام. "حولنا كل شيء إلى الوضع غير المتزامن. الشيء الوحيد الذي يجب أن نفعله بشكل متزامن هو المحادثة".
كانت استراتيجية اجتماعاته الأخرى أكثر بساطة. يقول: "لقد ألغيت للتو معظمهم".
بينما يشتكي الموظفون من الإرهاق ويتصارعون مع العمل الهجين "مزيج من العمل عن بعد والعمل المكتبي"، يحاول بعض أصحاب العمل التقليل من تخمة الاجتماعات. أبلغت مايكروسوفت عن زيادة 150 في المائة في مقدار الوقت الذي يقضيه العامل الأمريكي العادي على منصة تيمز الخاصة بها بين أيلول (سبتمبر) 2019 وأيلول (سبتمبر) 2020، مع زيادة طفيفة في العام التالي. كما ارتفع عدد الاجتماعات لكل شخص، وكذلك الاجتماعات خارج ساعات العمل المكتبية التقليدية من التاسع صباحا حتى الخامسة مساء، ما دفع شركة التكنولوجيا إلى استنتاج أن مزيدا من الأشخاص قد استقروا في يوم عمل أطول.

كيف تقلل الاجتماعات؟
كجزء من تحول بنك أتوم إلى أربعة أيام في الأسبوع، حاولت الشركة تقليص الاجتماعات، وإرسال سلسلة من النصائح، بما في ذلك الحد من الأعداد وإبلاغ الموظفين بأن "الاجتماع في الأغلب ما يكون نقطة البداية لإنجاز المهام. اجعلها الأخيرة". تقول آن ماري ليستر، المسؤولة الرئيسة عن شؤون الموظفين، "يتساءل الناس عما إذا كانوا بحاجة فعلا إلى المشاركة في الاجتماعات. إنهم يجدون كفاءات".
يقول جو ألن، أستاذ العلوم التنظيمية في جامعة يوتا والمؤلف المشارك لكتاب "هجين مفاجئ: إدارة الاجتماع الحديث"، إن مصطلح "تخمة اجتماع" يعني أن المديرين يقضون نحو ثلاثة أرباع وقتهم في الاجتماعات أو التحضير لها. "يجب على المديرين أن يقولوا: هل أنا حقا بحاجة إلى هذا الاجتماع؟ ثم إلغائه".
إحدى المشكلات التي يتم التغاضي عنها في الاجتماعات غير المدروسة أنها تتراكم كالثلج. "اجتماع واحد سيئ يسبب ثلاثة اجتماعات أخرى. نظم المتحدثين، ابدأ في الوقت المحدد". يوصي ألن أيضا ببناء "وقت النقاهة"، وإيجاد أن الأشخاص يحتاجون إلى نحو خمس دقائق للتعافي بعد اجتماع جيد ولكن يحتاجون إلى 17 دقيقة بعد اجتماع سيئ. ألن متشكك في قيمة الأيام الخالية من الاجتماعات. "ستتراكم الأعمال في الأيام الأخرى".
بالنسبة إلى جيهان أماراسيريواردينا، المؤسس المشارك لمينستري أوف سبلاي، وهي علامة تجارية للبيع بالتجزئة، ساعدت الأوقات الخالية من الاجتماعات الشركة على إعادة تقييم الطريقة التي تعمل بها، ويقول إنه قلل الاجتماعات من متوسط 32 أسبوعا في نيسان (أبريل) 2020، إلى نحو 18 الآن. كان هذا من خلال وقت التركيز المتناوب مع العمل التعاوني، على أساس نوعين من أساليب العمل - "صناع" و "مدير" - وهو إطار عمل شاعه بول جراهام، المؤسس المشارك لواي كومبيناتور، شركة تمويل وتسريع نمو الأعمال الناشئة.
يقول أماراسيريواردينا، "إذا كنت مصورا فوتوغرافيا أو مصمما، فسيكون لديك تركيز أكبر على صنع الأمر الذي يتطلب ثلاث ساعات. إذا كنت تعمل في مجال خدمات احترافية، فسيكون ذلك أقرب إلى أسلوب المدير - ما يعني مزيدا من الاجتماعات. ويضيف، "تتطلب معظم الوظائف مزيجا من الاثنين".
قبل تفشي الوباء، خصصت مينستري أوف سبلاي صباح الأربعاء للعمل من المنزل بشكل متواصل دون اجتماعات. عمل ذلك بشكل جيد لدرجة أنها امتدت إلى يوم كامل. "تبديل السياق مكلف"، كما يقول، مشيرا إلى الجهد المطلوب للتنقل بين المهام وأنماط العمل المختلفة. "نصف ساعة للقيام بعمل عميق هو صعب."
في المراحل الأولى من الوباء، أدرك الموظفون أن "زووم" قد تولى السيطرة. يقول أماراسيريواردينا، "قال أحد أعضاء فريقنا إنه يجب أن يكون لدينا أسبوع بلا اجتماعات - إلا إذا كان الأمر عاجلا للغاية". تستخدم أسابيع "المدير" البديلة - مع الاجتماعات - لمقابلة العملاء ولقاء الموظفين الفرديين.
خطة العمل الجماعي
تستخدم شركة بولت للتجارة الإلكترونية دليلا يسمى دليل الثقافة الواعية. يخصص يوما واحدا في الأسبوع للاجتماعات الداخلية، مثل اجتماعات الفريق والاجتماعات الفردية. ثم تطلب عقد اجتماعات خارجية لمدة يوم إلى يومين، بما في ذلك مقابلة العملاء أو إجراء مقابلات مع الموظفين الجدد، مع الاحتفاظ بالأيام المتبقية للعمل دون انقطاع.
يتطلب هذا النوع من التخطيط تفكيرا استراتيجيا بحتا، كما يقول هنريك ستينمان، الرئيس التنفيذي لشركة إنترنت انتلجنس هاوس نوردك، وهي وكالة تسويق رقمية، قدمت فكرة أسبوع مدته أربعة أيام في 2017. وقد وفر ذلك الزخم لتقليل "الوقت الميت". قامت الشركة بتقصير نظام الحجز الافتراضي للاجتماعات - أصبحت الاجتماعات التي تستغرق ساعة واحدة: 45 دقيقة. وقلت الاجتماعات التي تستغرق نصف ساعة إلى 20 دقيقة.
كما أعطى كل فرد في الشركة تفويضا برفض دعوة الاجتماع إذا جاءت متعارضة مع جدول أعماله. أثناء الاجتماعات، يجب وضع جميع الأجهزة في صندوق. "إذا كنت تعتقد أنه يمكنك القيام بأمرين في الوقت نفسه، فهناك كثير من الأدلة التي تدل على أنه لا يمكنك فعل ذلك" بحسب ستينمان الذي يضيف، "لقد اعتدنا على امتلاك شاشتين، لذلك لدينا كثير من العادات السيئة".
يشك جيمس ماكنمارا، مدير العمليات في بلينك إس إي أوه، وهي وكالة تسويق رقمية، في التركيز على تخمة الاجتماعات. "يمكن للأشخاص أن يكونوا صارمين للغاية في الاجتماعات ثم يصبوا مشاركة المعلومات على منصة سلاك ومنصات التواصل الأخرى". يشجع بلينك إطار عمل "ساعات عبر الإنترنت" بين 12.30 مساء - 3.30 مساء للاجتماعات، مع نافذة للاتصالات الداخلية في أي من نهاية اليوم من التاسعة إلى 9.30 صباحا ومن الخامسة إلى 5:30 مساء.
يقول ماكنمارا إنه قد يكون من الصعب على العملاء التكيف مع ثقافة الاجتماعات المختصرة. ألغت بلينك إس إي أوه اجتماعات الوقوف مرتين في الأسبوع التي يقوم خلالها الموظفون بتحديث أقرانهم حول عملهم. بدلا من ذلك، فقد أوجد فرصا للأشخاص للدردشة، مثل نادي الكتاب وجلسات الألعاب. يقول، "هناك كثير من الأشياء يمكننا القيام بها لجعل الناس يتحدثون معا بشكل طبيعي".
يقول أليكس سوجنج كيم بانج، مؤلف كتاب أقصر: أعمل أفضل، أذكى، وأقل- هذه هي الطريقة لفعل ذلك. هناك خطر يتمثل في أن أي نوع من زيادة كفاءة الشركات "سيضر بالحياة الاجتماعية للشركة". "هناك كثير من الاجتماعات التي تتيح للناس فرصة الاستماع والتحدث. إذا كان الهدف هو اتخاذ قرار صعب، فلا يمكنك القيام بذلك واقفا لمدة عشر دقائق، فأنت بحاجة إلى منح الناس المساحة والفرصة للتنفس في اجتماع أطول".
كما يوصي ألن بإتاحة الوقت في الاجتماعات للحفاظ على المجاملات الاجتماعية. "وجود بضع كلمات سريعة من الحديث القصير يجعل الانطوائيين والمنفتحين يتدخلون. من المحتمل أن يتدخل المنفتحون بغض النظر عن ذلك - لكن من المحتمل أن الانطوائيين لن يتدخلوا."