توزيع 3 ملايين وجبة في المشاعر وخطتنا التشغيلية تركز على تطوير أداء الطوافة

تضطلع مؤسسة حجاج جنوب شرق آسيا بالمهام الكثيرة بهدف الرقي بخدمة ضيوف الرحمن الذي رفعت المؤسسة باعتباره شعار شرف يفخر به كل مطوف ينتمي إليها، وتحرص المؤسسة على تقديم أفضل الخدمات إلى حجاج بيت الله الحرام وذلك حتى يتمكنوا من أداء شعائر الحج بكل يسر وسهولة، ومن هذا المنطلق وضع مجلس الإدارة الذي يترأسه زهير بن عبد الحميد سدايو نصب عينيه ازدياد المهام والأعباء والواجبات التي تتزايد عاما بعد عام، فأخذ على عاتقه بذل كل الجهود من أجل تقديم خدمة ترتقي لتطلعات الحكومة الرشيدة التي لا تدخر جهدا في سبيل خدمة حجاج بيت الله الحرام، ووضعت المؤسسة خطة تشغيلية مشتملة على ميزانية تقديرية تتوافق كليا مع اللائحة التنظيمية والمالية الموحدة للمؤسسات الأهلية لأرباب الطوائف حيث تعتزم توزيع ثلاثة ملايين وجبة على حجاجها في المشاعر المقدسة، وتركز خطة المؤسسة على تطوير أداء الطوافة بصورة مشرفة.
والمراقب لأسرة المؤسسة يجدها على مدار العام فريق عمل ساهرا دوما على راحة ضيوف الرحمن من خلال آليات متنوعة تصب في مجموعها في مصلحة الحجيج بما يحقق لهم الغاية التي قدموا من أجلها، فهناك أقسام الإدارة الدائمة متمثلة في مركز المعلومات والحاسب الآلي وقطاع العلاقات العامة والإعلام وتوعية الحجاج، ووحدة شؤون المطوفين ووحدة شؤون المطوفات والشؤون الإدارة والشؤون المالية والخدمات المساندة وقطاع الدراسات والتطوير والاستثمار والمشاريع.

#2#

تتلخص مهام مركز المعلومات في عدة أنشطة من بينها تسجيل معلومات أولية إحصائية عن الحجاج بالمطار في جدة والمدينة المنورة عند صعودهم مركبات النقل ويتم إرسالها عن طريق الإنترنت إلى مقر المؤسسة توزيع الحجاج على مجموعات الخدمة الميدانية حسب رقم الرحلة أو الجنسية أو تاريخ القدوم، وقد تم وتكريس كل الإمكانات من أجهزة وتحديث برامج وقوى بشرية كدعم فني لمجموعات الخدمة الميدانية لإنجاز الموسم.
أما قطاع العلاقات العامة والإعلام فيعمل على تقوية العلاقات وتوثيق الصلات بين المؤسسة والمساهمين والمجتمع الخارجي وبين العاملين بالمؤسسة وتقديم الخدمات الأخرى المساعدة لمراجعي الإدارة وضيوفها، واستقبال وتوديع كبار الشخصيات وضيوف المؤسسة وترتيب البرامج الخاصة بزياراتهم مرافق المؤسسة والمعالم السياحية والدينية والمشروعات الحديثة والعملاقة المختلفة في مكة المكرمة وغيرها إذا تطلب الأمر، ومتابعة ما ينشر بالصحف المحلية وإعداد الملف الصحفي وتوزيع المطبوعات التي تصدرها المؤسسة وتصوير جميع الأنشطة الخاصة بالمؤسسة من أعمال الحج، وتعمل شؤون المطوفين على التنسيق الدائم مع المشرف على قطاع المجالس التنفيذية، كما تقوم بحصر أعداد المطوفين والمطوفات والأبناء والوكلاء وتحديث بياناتهم دورياً ومتابعة تسجيل الراغبين من المطوفين للعمل الموسمي والتواصل المستمر وتبادل الزيارات بين القياديين بمجموعات الخدمة الميدانية، ومساعدة المطوفين من كبار السن باستقبال طلبات العمل بمجموعات الخدمة، أما شؤون المطوفات فتعمل على أخذ جميع أسماء المطوفات الراغبات في التقديم في المؤسسة لعمل التوكيل الحالي لموسم الحج، القيام بعمل الوكالات في القسم النسائي لتسهيل الأمور للمساهمات والموكلين في إجراء أمور الوكالات لتيسيرها للكل، وأيضا طرح الوظائف المتاحة للنساء المطوفات، توزيع المهام للموظفات المتقدمات للعمل الموسمي، ومتابعة ومراقبة القسم النسائي للموظفات في جميع المراحل وحتى انتهاء الموسم.
وحدة الشؤون المالية من أهم الوحدات ومن بين مهامها تحصيل جميع الإيرادات الخاصة من البعثات أو الشركات والحجاج الفرادى ومكتب الوكلاء وكل ما يخص حسابات المؤسسة وإيداعها لدى البنك، صرف مستحقات المجموعات والمطوفين والعاملين والمقاولين والمتعهدين والمصروفات العمومية والإدارية.
ويختص قطاع الدراسات والتطوير والاستثمار والمشاريع فيما يختص بعمل دراسات ميدانية لخدمات المؤسسة، عمل الدليل الإجرائي للمؤسسة والمؤسسة الإلكترونية، وبرنامج المشاريع وبرنامج الاستثمار حيث يجر عمل دراسة جدوى لمشروع إنشاء شركة عطور ومشروع تربية مواشي في جيبوتي، وتشمل ملامح ومستجدات موسم هذا العام في خطوة تطويرية جديدة عبارة إعادة هيكلة القطاع ليشمل ثلاثة برامج هم تنمية الأعمال وبرنامج التخطيط والتطوير وأخيرا برنامج إدارة الجودة.
كما تتضمن الخطة التشغيلية لموسم حج هذا العام على نوعين من الجداول الزمنية لتحقيق الأهداف المخطط لها أولاً الجدول الزمني المرتبط بالبرامج الثلاثة الجديدة والتي ستمتد على مدار العام مما يتطلب وظائف دائمة ومستمرة استمرار البرامج.
ثانياً مرحلة أعمال موسم الحج والمتعلقة بالدراسات الميدانية والتي حدد لها هذا الموسم دراسات ميدانية لرصد واستقصاء آراء الحجاج في خدمات الاستقبال والنقل والتفويج لجسر الجمرات أو ما يحدده مجلس الإدارة، وهذه المرحلة ستتطلب وظائف موسمية حسب الميزانية التقديرية التي ستعرض لاحقاً.
أهم المستجدات في خطة الموسم الحالي هو محاولة مركزية الشركات السياحية وذلك عن طريق المؤسسة وانتهاج منهج جديد مع إيضاح صلاحيات رئيس المجموعة ونوابه في أداء الخدمة للحاج أيضا تطوير أنظمة الحاسب الآلي ومركز المعلومات بالمؤسسة وتفعيل الموقع الإلكتروني للمؤسسة العمل على تطبيق نظام الجودة حيث تم إنشاء قسم لهذه المهمة ومتابعة ذلك بصورة واضحة وعن قرب.
وتهدف خطة المؤسسة إلى التعاقد مع متخصصين لإعداد الدراسات المناسبة لأوضاع التغذية وخدمات المشعر المقدسة في عرفات ومنى وبعض الخدمات الأخرى لهدف التطوير وتحسين الخدمة وتحسين مستوى الأداء تطوير خدمات التغذية المقدمة للحجاج في المشاعر المقدسة، وذلك باتباع الأساليب العلمية والصحية العالمية وتطوير مركز وأنظمة الحاسب الآلي، تطوير آلية خدمة طواف القدوم للحجاج وتطوير خدمة الطواف المركزي لجميع الحجاج كخدمة إضافية لبقية النسك ومركزية الشركات عن طريق المؤسسة.
واعتمدت المؤسسة عددا من البرامج لخدمة وراحة ضيوف الرحمن من بينها برنامج الاستقبال والتفويج، ويهدف إلى حسن استقبال الحجاج وتيسير كافة أمورهم في منافذ القدوم سرعة إرسال بياناتهم إلى مركز المعلومات بالمؤسسة الحصول على جداول القدوم، من بعثات الحج وتجهيز مراحل الاستقبال البرنامج الثاني خاص بالمجالس التنفيذية، أما البرنامج الثالث فهو خاص بسكان الحجاج بالمشاعر المقدسة، ومن ضمن أهدافه إعداد المخططات والكروكيات للموقع العام للمؤسسة في عرفات ومنى، وإلزام مجموعات الخدمة الميدانية بالاتفاقيات المبرمة بينها وبين المؤسسة فيما يخص إسكان الحجاج بالمشاعر المقدسة، وتحقيق الحراسة الأمنية للمخيمات بالمشاعر المقدسة بأفضل مستوى، وإعادة تسليم المواقع إلى جهاتها وتطوير نظام المعلومات الجغرافية GIS لمواقع مجموعات الخدمة الميدانية بالمشاعر المقدسة ومكة المكرمة، البرنامج الرابع بشأن قطاع التغذية حيث تقديم وجبات إعاشة الحجاج في المشاعر المقدسة حسب كراسة المواصفات من حيث الكمية والنوعية وفي الوقت المتفق عليه مع البعثات ومتابعة ودراسة أوضاع وسائل الطبخ بالمشاعر المقدسة مع الجهات المختصة، والإشراف على الخدمات اللوجستية التي تقدمها مجموعات الخدمة الميدانية لمتعهدي التغذية من خارج نطاق المؤسسة، وتقنين المواد الغذائية والمستلزمات حسب الاحتياج واختيار الأفضل منها، البرنامج الخامس هو المتعلق بقطاع الدراسات والتطوير والاستثمار والمشاريع. البرنامج السادس هو وحدة شؤون المتابعة والتقييم ومن ضمن ما يهدف إليه متابعة جميع الخدمات والتجهيزات في مكة المكرمة والمخيمات في مشعري عرفات ومنى وتهيئتها لضيوف بيت الله الحرام، والتنسيق مع لجان الوزارة من أجل تحقيق أعلى مستوى الخدمات، ويتعلق البرنامج السابع بوحدة الخدمات المساندة يهدف تهيئة المناخ المناسب لإنجاز أعمال المؤسسة العادية والموسمية دون معوقات من خلال تقديم كافة خدمات قسم الخدمات المساندة لجميع الأقسام واللجان في مقار ومراكز المؤسسة. أما البرنامج الثامن فهو وحدة شؤون العمليات التي تهدف إلى سرعة إيصال المعلومات للجهة المعنية ذات العلاقة، واختصار الوقت في تبادل المعلومات وسيلة سريعة للاتصال بالجهات ذات العلاقة، وإبلاغ المسؤولين عن أي حالة طارئة، وتلقي التعليمات والبلاغات من الجهات ذات العلاقة. وهناك أيضا البرنامج التاسع الخاص بمركز المعلومات. البرنامج العاشر الخاص بقطاع الشؤون العـامـة ويتضمن الخدمات الصحية ولجنة إرشاد التائهين ولجنة الطوارئ والسلامة. فيما يشمل البرنامج الحادي عشر قطاع النقل الذي يهدف إلى راحة وسلامة الحجاج والحرص على نقلهم وتصعيدهم ونفرتهم حتى عودتهم خلال هذا الموسم بسلامة وأمن بحفظ الله ورعايته، وذلك بحسب برامج وصولهم والمواعيد المعدة لتحركاتهم وعدد من البرامج الأخرى مثل برنامج قطاع تفويج الحجاج لرمي الجمرات وبرنامج قطاع العلاقات العامة وتوعية الحجاج، وجاءت ثمرة إعداد الخطة التشغيلية الطموحة للمؤسسة بفضل الجهود الكبيرة التي تبذلها وزارة الحج والمتابعة المستمرة من جميع المسؤولين وعلى رأسهم وزير الحج الدكتور فؤاد الفارسي.