الاجتماعات الهجينة .. إنتاجية أكثر وبناء علاقات أقل
منذ ظهور جائحة كوفيد - 19 أصبح العمل الهجين والاجتماعات الهجينة وسيلة رئيسة لتتمكن جميع الجهات من تطوير عملها، لمواكبة الطرق الجديدة في التعاون لاستيعاب ترتيبات العمل المختلفة لموظفيها، وأصبحت الاجتماعات الهجينة، سواء في المكاتب أو عبر وسائل الاتصال، أكثر انتشارا، فمع كل ما تحمله هذه التقنيات من إيجابيات وانتشار، إلا أن هناك بعض التحديات التقنية التي لا تزال تواجه نمط العمل الهجين والاجتماعات الرقمية والهجينة.
فقد كشفت نتائج دراسة استطلاعية حول الاجتماعات "الهجينة" شملت أكثر من 500 موظف، أن أكثر 52 في المائة من المشاركين يفضلون إما العمل بنظام العمل الهجين أو العمل كليا عن بعد، في ظل عودة الموظفين إلى العمل حضوريا في مكاتبهم بعد الجائحة.
وأوضح الاستطلاع الذي أجرته شركة لوجيتك أن المشكلات التقنية هي أبرز التحديات التي تواجه الاجتماعات الهجينة، إذ تمثل المشكلات في الاتصال بحسب 43 في المائة من المشاركين، ورداءة الصوت نسبة 40 في المائة من بين أهم المشكلات في هذا الشأن، وأشار 34 في المائة من المشاركين أيضا إلى مشكلة أخرى تتمثل في اضطرارهم لتكرار حديثهم نظرا لعدم تمكن بعض المشاركين في الاجتماع من سماع حديثهم بوضوح، ولفت المستطلعة آراؤهم إلى تحديات أخرى واجهتهم في الاجتماعات الهجينة مثل تأخر المشاركين عن حضور الاجتماع بنسبة 33 في المائة عن موعد الاجتماع، ومقاطعة الآخرين لحديثهم خلال الاجتماع بنسبة 31 في المائة، وصرف المشاركين انتباههم عنهم بنسبة 30 في المائة وضعف جودة الفيديو بنسبة 29 في المائة.
وفي سبيل حل هذه المشكلات، سيتعين على المؤسسات ضمان وصول موظفيها إلى الوسائل التقنية المتقدمة، التي تتضمن أجهزة الاتصال بالشبكة وأجهزة الاجتماعات عبر الفيديو، كما يتعين عليها أن تجعل تقنيات المشاركة والتعاون عبر الفيديو جزءا من خطط الرقمنة المؤسسية لضمان نجاحها في مستقبل بيئات العمل، إلى جانب تطوير بنيتها التحتية الرقمية.
وأشار الاستطلاع إلى الدور الحاسم الذي تلعبه تكنولوجيا مؤتمرات الفيديو في حل مشكلة المشاركة المتكافئة في هذه الاجتماعات، إذ اتفق 62 في المائة من المشاركين في الاستطلاع على أن الاجتماعات الهجينة تكون أكثر جاذبية عند استخدام أنظمة الاجتماعات عبر الفيديو التي تكون فيها مخرجات الصوت والفيديو ذات جودة عالية، كما أن 39 في المائة من المستطلعة آراؤهم الذين شاركوا في اجتماع هجين شعروا بأن لديهم فرصا أقل لبناء علاقة وطيدة مع المشاركين في الاجتماعات، في حين اتفق 59 في المائة على أن مساهماتهم كانت لتصبح ذات قيمة أكبر لو كانوا حاضرين في الاجتماعات شخصيا بدلا من حضورهم عن بعد، كذلك قال 47 في المائة من المشاركين في الاستطلاع، "إنهم شعروا بأنهم أقل أهمية من الحاضرين شخصيا في الاجتماعات".
واتفق 73 في المائة من المستطلعة آراؤهم على أن الاجتماعات الهجينة ستكون أكثر إنتاجية إذا كان لدى جميع المشاركين فرص متساوية للحديث والمساهمة بآرائهم، وأفاد 61 في المائة ممن شاركوا شخصيا في الاجتماعات الهجينة بأنهم يميلون إلى زيادة التفاعل مع المشاركين الحاضرين في الغرفة نفسها.
