حتى لا نتجاهل رسائلك الإلكترونية .. إياك والـ 7 هذه

عام آخر، وصندوق وارد آخر مليء ببريد غير مهم. لذلك دعونا نبدأ 2023 بداية موفقة، مع دليلي المتعنت لأصول البريد الإلكتروني السيئة. سواء كنت موظفا مكتبيا أو رئيس قسم التواصل في شركة، إليك أنواع البريد الإلكتروني السبعة التي يجب ألا ترسلها أبدا.
أولها، رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية الزائدة عن الحاجة. بالتأكيد لست بحاجة إلى بريد إلكتروني من شركة طيران أو شركة قطار أو منظم مسرحي يذكرني بإحضار تذكرتي؟ هي تذكير مفيد لغير الأكفاء الميؤوس منهم، لكنها مصدر إزعاج هائل لأي أحد آخر. ولأن قواعد كوفيد ربما تغيرت، أو أعيد ترتيب وقت الإقلاع، فمن الخطر حذفها دون قراءة دقيقة. لكن عندما يتبين بعد هذه القراءة الدقيقة فقط أنه لن يسمح لي بالصعود على متن الطائرة إذا لم أحضر جواز سفري، فأنت تضيع وقت 99.9 في المائة من عملائك الأكثر كفاءة.
يمكن أن يقع اللوم على المسؤولين السيئين أيضا بسبب رسائل التذكير غير الضرورية، كما هو الحال عند إرسالهم "فقط أعيد إرسال هذا البريد ليصبح في أعلى بريدك". انصرف أيها المزعج! لا يحتوي صندوق بريدي على أعلى أو أسفل. إنه فارغ، لأني أحظر المزعجين أمثالك بلا رحمة.
النوع الثاني هو البريد الإلكتروني الشامل. لقد تلقينا جميعا رسائل تثرثر وتستطرد مثل راوي قصص في مجلس. البريد الإلكتروني الطويل والشامل له مكانه، لكن إذا تبين أنه يحتوي على أربعة طلبات غير متصلة، فمن الأفضل إرسال أربع رسائل بريدية منفصلة، لكل منها عنوان رسالة واضح لكل نقطة.
ثالثا، رسائل البريد الإلكتروني ذات العنوان السيئ. فهمت، أنت مشغول جدا لتكتب عنوانا مناسبا، لذلك تريد مني وضع واحد بدلا منك. اكتب العنوان الأنسب. أيضا، اسمع نصيحتي، إذا كان عنوان البريد "الاجتماع في الأول من آذار (مارس)" لكن تقدم الاجتماع إلى الثامن من آذار (مارس)، عليك أن تغير العنوان.
نصل إلى النقطة الرابعة وهي إرسال رسائل البريد الإلكتروني في منتصف الليل. لا ترسل بريدا إلكترونيا منتصف الليل إلا إذا كنت بحاجة - ولديك سبب لتوقع - رد في منتصف الليل. إذا كنت تمسح رسائل صندوق الوارد في الليل، فاضغط على "جدولة إرسال البريد" لضمان وصوله باكرا في الصباح. الأمر نفسه ينطبق على الرسائل المتعلقة بالعمل المرسلة في عطلة نهاية الأسبوع. "أيضا، أعد النظر في قراراتك الحياتية".
خامسا، البريد الإلكتروني الذي لا يقبل "الدرود" - أي الردود. أطلقت عليه هذه التهجئة الخاطئة تكريما لرسائل البريد التي أتلقاها من مجلس مقاطعة أكسفورد شاير من عنوانهم البريدي ذي التهجئة الخاطئة. يضفي الخطأ الكتابي بعض المرح كلما تفقدت مجلد "انتظار الرد" لملاحظة أنهم قبل شهر وعدوني باتخاذ إجراء في غضون عشرة أيام.
تكمن المشكلة الحقيقية في أنهم يرسلون بريدا إلكترونيا مع رفضهم الردود "أو الدرود". هذا أمر شائع - واقتصاد زائف. إن تصعيب وصول الناس إليك يثير انزعاجهم في حين تتجاهل مشكلاتك التنظيمية وتخفيها تحت البساط.
هل يؤمن أحد حقا بأن الحل لمشكلة تلقي الرسائل الغاضبة يتثمل في منع العملاء من إرسال بريد إلكتروني؟
حملتي الحالية هي ضد فريق خدمة العملاء في الخطوط الجوية البريطانية. إلغاء رحلة باهظة الثمن مشكلة، والمماطلة عدة شهور في مسألة التعويض مشكلة أخرى. لكن الجريمة الحقيقية هي إرسال بريد إلكتروني مع عدم إمكانية الرد عليه ليس فقط حول عدم وجود مستجدات عن التعويض فحسب، بل يحذر من أنه إذا حاولت الاتصال بهم، فسيؤدي ذلك إلى تأخير مطالبتي أكثر. النتيجة؟ لم يبد أنهم يدركون المشكلة، ولم يحلوها بالكامل، والآن أي عدو للخطوط الجوية البريطانية هو صديقي.
على النقيض من ذلك، عندما واجهت أخيرا مشكلة مع شركة وايس للخدمات المالية، كان كل تفاعل معهم يدعوني ببساطة إلى الرد على البريد الذي تلقيته. كانت المشكلة مزعجة وغامضة وبدت أنها خطؤهم بالكامل، لكنهم أصلحوها. وقد أصلحوها لأني تمكنت من تبادل رسائل أكثر موضوعية مع "وايس" في أسبوع أكثر مما فعلت مع الخطوط الجوية البريطانية في شهور.
قد تظن أن الناس لا يرسلون بريدا إلكترونيا لا يقبل الردود، لكن بعض الأصناف غير العادية منهم تحاول، وذلك بتفعيل نظام الرد التلقائي دائما الذي يعلن بغطرسة أنهم نادرا ما يتفقدون من البريد الإلكتروني. يا صاح، أطفئ الرد التلقائي عند إرسال الرسائل. لا شيء يثير حنقي مثل كبير خدم إلكتروني يسخر من ردي السريع.
النوع السادس من الرسائل المضجرة هو البريد الإلكتروني لـ"ما يفترض أن يكون ضمن سير عملية ما". لا يرسل المسؤولون على خطوط إنتاج السيارات رسائل لبعضهم بعضا تقول، "تم تركيب الأبواب، سيكون أمرا رائعا أن تتمكن من رش طلاء السيارة في أقرب وقت ممكن". هناك عملية ويتابع الناس سير العملية بدلا من التحدث عنها عبر البريد. في كتاب "عالم بلا بريد إلكتروني"، يجادل كال نيوبورت بأن كثيرا من الرسائل المتبادلة هي أساسا بديل مضجر لمعرفة سير العملية في الواقع.
النوع الأخير من رسائل البريد التي يجب عدم إرسالها هو البريد الإلكتروني مع "يرجى الاطلاع على المرفق". لماذا ترسل هذا البريد؟ ربما أنت مخترق وتعتقد "الرجاء تحميل هذا الفيروس" واضح جدا؟ مدارس أطفالي لا يعمل فيها مخترقون، مع ذلك يبدو أنهم مقتنعون بأني أفضل رسائل لا تحتوي إلا على روابط لمستندات غامضة. نتيجة لذلك، إذا كنت أرغب في التحقق من تفاصيل رحلة مدرسية أو زيارة صحية أو تطعيم أو مواعيد امتحانات أو أي أمر آخر، علي أن أنقر على رسالة "يرجى الاطلاع على الرسالة المرفقة" الواحدة تلو الأخرى. الأمر أشبه بلعبة حظ في صندوق الوارد، إلا أنني بطريقة ما لم أفز أبدا بلوح الشوكولاتة.
هكذا وضحت لنا الصورة. جميعنا نشكو البريد الإلكتروني، لكن المشكلة في كثير من الأحيان ليست في كميته، بل نوعيته. فلنعقد العزم جميعا على أن نكتب رسائل بريد أفضل.