كيف تواجه تنمر بريدك الإلكتروني؟

هل تتعرض للتنمر من بريدك الإلكتروني؟ كان هذا السؤال الذي طرح أخيرا في بودكاست الإنتاجية، "غير طريقة عملك باتباع نهج (إنجاز المهام)". لقد أصاب وترا حساسا لأنه في ذلك اليوم تحديدا، كنت في وضع حرج بسبب بريدي الإلكتروني، جعلني ذلك أدفع ثمن تناول الغداء.
في كثير من الأحيان، لا نشير إلى البريد الإلكتروني على أنه شخص متنمر، لكن الاستعارة مناسبة. بعض الأشخاص سيئوا الحظ بما يكفي ليكون بريدهم الإلكتروني مليئا بالرسائل المسيئة، لكن حتى الذين ليس لديهم هذا النوع من الرسائل يجب أن يراقبوا بريدهم بحذر، وينتبهوا دائما لبعض الطلبات الجديدة. يستحوذ البريد الوارد على اهتمامنا لأن طلباته الملحة يمكن أن تكون غير متوقعة. عواقب عدم الامتثال غير معروفة ومثيرة للقلق، وهناك دائما طلبات جديدة قادمة، ما يجعلك تشعر دائما بالضغط والحصار.
عقدت العزم هذا العام على عدم التعرض للتنمر من قبل بريدي الإلكتروني. حان الوقت للتقدم والقتال. ولكن كيف؟
تتكون خطتي من عنصرين: الهجوم والدفاع. أعني بالدفاع إبقاء البريد الوارد نفسه تحت السيطرة. وأقصد بالهجوم أن أجد شيئا أفضل أفعله بدلا من الاستمرار في التحقق منه.
الدفاع أمر أساس لكنه صعب. حسب التصميم، يعد البريد الإلكتروني فضاء مفتوحا. كل يوم، يرسل لي الأشخاص رسائل بريد إلكتروني من جميع أنحاء العالم. بعضها رسائل مجاملة ومديح، وبعضها مسيئة، وكثير منها رسائل تسويقية، وعدد كبير بشكل مدهش طلبات لتخصيص بضع ساعات غير مدفوعة الأجر بصفتي استشاريا، أو محررا، أو مساعد بحث لشخص غريب تماما.
يمكن حظر بعض هذه الرسائل - فيما يتعلق برسائل التسويق غير المهمة، أطبق سياسة "التخلص منها بضغطة واحدة" - لكن كثيرا منها لم أتمكن من منعها ولم أكن أرغب في ذلك بالضرورة. لكن الصعوبة الحقيقية تكمن في أن الرسائل التي اختلطت مع هذا المزيج هي طلبات مهمة وعاجلة في كثير من الأحيان من رئيسي أو زملائي أو زوجتي.
هذا لغز. إذا كان الأشخاص الذين تهتم لأمرهم يستخدمون البريد الإلكتروني لجذب انتباهك، عندها يمكن أن يتجول هناك أي شخص آخر يريد أن يجذب انتباهك أيضا.
هذا يمكن أن يشعر باليأس والإحباط. لا يمكنك تجاهل رئيسك في العمل أو زوجتك، لذلك لا يمكنك تجاهل البريد الوارد الخاص بك. قد يكون ذلك مثل محاولة الاختباء من زوار غير مرحب بهم عن طريق إطفاء الأنوار وتجاهل الطرق على الباب، ثم تدرك أنك قد حجزت عشرات من عمليات التسليم.
إيقاف الإشعارات؟ بالتأكيد، فكرة جيدة. لكن إذا كان البريد الوارد أساسيا في حياتك العملية، سيكون هذا مثل إخراج البطاريات من جرس الباب الخاص بك، ولكن عليك التحقق كل 90 ثانية لمعرفة ما إذا كان هناك شخص ما في الخارج.
تتمثل الاستراتيجية المثالية، إذا كنت تستطيع تطبيقها، في التأكد من أن رئيسك في العمل وزملائك وزوجتك لا يستخدمون البريد الوارد نفسه الذي يستخدمه المسوقون العشوائيون. ربما تعمل هذه بشكل جيد مع البابا والرئيس، لكنها لم تنجح معي أبدا.
يقترح كال نيوبورت، مؤلف كتاب "عالم بلا بريد إلكتروني"، إعداد مهام سير عمل بديلة، مثل "ساعات العمل" المنتظمة، بدلا من تنسيق الاجتماعات من خلال جولات لا نهاية لها من البريد الإلكتروني، أو عملية يتم فيها تحميل مستندات المشروع إلى محرك أقراص مشترك في وقت محدد كل أسبوع. إنه أشبه بخط تجميع للأعمال المعرفية أكثر من الارتجال اللانهائي عبر البريد الوارد.
إذا كنت تستطيع تطبيق ذلك، يمكنك تجاهل صندوق الوارد الخاص بك لمعظم ساعات العمل. لكنني لم أجد قط حياتي العملية متوقعة بما يكفي لجعل ذلك يبدو ممكنا.
البديل هو ما يمكن أن نطلق عليه نهج "التصريف". فتحات التصريف هي ثقوب على جوانب القوارب أو الهياكل الأخرى التي تميل إلى أن تكون مغمورة في المياه. فتحات التصريف تسمح للماء بالدخول، بالطبع، لكنها تسمح أيضا بإخراج الماء مرة أخرى.
هذا يعمل بشكل أفضل بالنسبة لي: يمكن التحكم في التدفق اللانهائي إلى البريد الوارد إذا كان هناك تدفق سريع بما فيه الكفاية للخارج مرة أخرى. أحذف معظم رسائل البريد الإلكتروني فورا بعد قراءتها سريعا إذا لم تتطلب أي إجراء. إذا كانت الرسالة تتطلب الرد بكلمة "شكرا!" اللطيفة، عادة ما أجدول تسليمها في اليوم التالي. الردود الفورية تخاطر بإثارة محادثات متبادلة. لا أحد يريد ذلك.
الحيلة هنا هي التأكد من أن إخراج رسائل البريد الإلكتروني من البريد الوارد عملية سهلة. لدي ثلاثة مجلدات فرعية: أحدهما لأمور يجب أن أقوم بها، والآخر لأمور أنتظر أن يقوم بها شخص آخر، ومكبا لأمور قد أرغب في قراءتها لاحقا "لكنني لا أفعل ذلك عموما". يمكنني في الغالب تصفية البريد الوارد في غمضة عين. موجة المد والجزر من البريد الإلكتروني تظهر وتختفي مرة أخرى، ما تبقى يتم إدراجه بدقة في بضع مهام محددة.
إذن، هذه هي الطريقة التي أدافع بها عن نفسي ضد تنمر صندوق البريد الإلكتروني. لكنني أدركت أن الهجوم هو أفضل شكل من أشكال الدفاع. الهجوم يعني وجود خطة واضحة لما أنوي القيام به في الأسبوع، واليوم، ونصف الساعة المقبلة. عندما أعرف مالذي أحاول تحقيقه، فإنني أتحقق من البريد الإلكتروني في الأغلب بشكل أقل. كذلك من غير المرجح أن أتخلى عن الهدف لمصلحة جدول أعمال شخص آخر يظهر فجأة في البريد الوارد.
يميل المتنمرون إلى تجنب الذين يظهرون الثقة، هذا ينطبق أيضا على البريد الإلكتروني. عندما أشعر بالقلق يكون الدافع لتشتيت الانتباه عن طريق البريد الإلكتروني قويا. عندما أفتقر إلى خطة واضحة، يصبح البحث في البريد الوارد هو الحل البديل. لكن إذا كنت في مهمة، فإنني أتحقق من البريد الإلكتروني بدرجة أقل في كثير من الأحيان.
هل أقنعتك؟ كنت على وشك إقناع نفسي. أو ربما حاولت إظهار شجاعتي فحسب. دعونا نرى ما إذا كان بإمكاني مواجهة المتنمر في 2022.