«الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف» .. 25 عاماً في خدمة ضيوف الرحمن

تأسست الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف بهدف تمثيل المصالح المشتركة لمؤسسات أرباب الطوائف التسع القائمة اليوم والتي تعتبر كيانات خدمية شامخة تنتشر في كل من مكة المكرمة، والمدينة المنورة، وجدة، مع وجود أذرع وأياد لبعضها في كثير من منافذ القدوم والمغادرة البرية والجوية والبحرية.
ووجدت الهيئة لتمثل لمؤسسات أرباب الطوائف وتنسق جهودها وتصهرها في بوتقة واحدة، والعمل على تطويرها ودعمها للقيام بالمهام والأهداف التي أنشئت من أجلها والتنسيق بين جميع المؤسسات بهدف توحيد القواعد والإجراءات الكفيلة بتطوير وتوفير أقصى الرعاية والخدمات لضيوف الرحمن، حسب النظم المرعية لأعضائها.

#2#

#3#

#4#

وأنشئت الهيئة ككيان نظامي مستقل تحت أشراف وزارة الحج، يتمتع بالأهلية والشخصية الاعتبارية المستقلة، وبموجب القرار الوزاري رقم 266/ق/م، المؤرخ في 25/09/1408، كما صدر القرار الوزاري رثم 127/ق/م، وتاريخ 19/11/1414هـ، بإعادة تفعيل دورها وتطوير أدائها وفق اختصاصها لتسعى طوال مسيرتها الحافلة التي امتدت لأكثر من 25 عاما، لتأهيل المسائل المشتركة في إطار موحد يضمن عدم وقوع أي تضارب في مناهج العمل الرئيسة بين مؤسسة وأخرى، وبما يسهم في بناء التواصل بين تنظيمات أرباب الطوائف ويحقق تقديم أجود وأفضل الخدمات لحجاج بيت الله الحرام وزوار مسجد رسوله - عليه الصلاة والسلام.
وترتبط الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف بوزير الحج مباشرة وتتلقى ما يرد لها من مخاطبات وتوجيهات من قبله أو من وكيل وزارة الحج ويكون مقرها الدائم بمكة المكرمة وتعقد اجتماعاتها في مقرها الدائم ولأي من أجهزتها عند الاقتضاء أن تجتمع في أي مكان آخر بموافقة رئيسها وتوجه كل مخاطباتها ومراسلاتها على عنوانها الدائم.
وتختص الهيئة بتمثيل المؤسسات عند قيام الجهات الحكومية المعنية بوضع التعليمات والضوابط واللوائح المنظمة لأعمال الحج وتلك التعليمات واللوائح المرتبطة بأنشطة المؤسسات التي تحدد أجور الخدمات المقدمة من تلك المؤسسات لخدمة ضيوف الرحمن القادمين من الخارج، أو عند الحاجة لمراجعة تعرفة أجور تلك الخدمات وإعداد البحوث والدراسات الميدانية اللازمة لتطوير العمل المهني، وسبل تطوير الخدمات التي تقدمها المؤسسات للحجاج، ووسائل تقديمها واقتراح النماذج الموحدة لجميع التعاقدات التي تتم بين المؤسسات، وكذلك التي تتم فيما بين المؤسسات وبعثات الحج، أو غيرها من الجهات، والتنسيق فيما بين أعضاء الهيئة والمؤسسات تحقيقا للتكامل والترابط فيما بينها، واستهدافا لتقوية عوامل المنافسة، وتوثيق عري الترابط فيما بينها، مع الأخذ في الاعتبار خصوصية كل جهة، والعمل على المشاركة بفض النزاعات التي قد تنشئها الهيئة لهذا الغرض، والعمل على توثيق المعلومات والبيانات الخاصة بأنشطة المؤسسات وأعمال الحج، وكذلك البيانات الخاصة بأبناء الطائفة، والتنسيق مع المؤسسات أعضاء مجلس الهيئة في هذا الصدد.
ولدى مجلس الهيئة العديد من المهام ومنها اقتراح السياسات العليا والبرامج التي تحقق أهداف وغايات الهيئة، والنظر في التوصيات والتقارير والدراسات والمشاريع التي تعدها أجهزة الهيئة ويرفعها رئيس المجلس، واعتماد اللوائح والأنظمة والهياكل الإدارية المقترحة والرفع بذلك إلى الوزارة، والنظر في تقرير المحاسب القانوني للهيئة والتصديق على الحسابات الختامية والميزانية السنوية للهيئة، ومناقشة الخطة التشغيلية والميزانية التقديرية للهيئة والتي يكلف بإعدادها الأمانة العامة، واعتماد تعيين لجان متخصصة يوكل إليها المجلس إنجاز مهام وأعمال تنفيذية واستشارية محددة، والمصادقة على القرارات التي تصدرها لجنة تسوية المنازعات في الخلافات المنظورة أمامها ورفع التوصيات التي توصلت إليها لوزير الحج، وإبداء وجه النظر في المسائل والموضوعات التي يرى وزير الحج عرضها على الهيئة، وكذلك مناقشة واعتماد التقرير السنوي الذي يعده رئيس المجلس توطئة لرفعه لوزير الحج بشأن أعمال الهيئة ومنجزاتها والتوصيات التي يقترحها المجلس.
وتهدف الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف إلى تمثيل المصالح المشتركة لمؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف (التي يشار إليها فيما بعد بالمؤسسات)، والعمل على تطويرها ودعمها للقيام بالمهام والأهداف التي أنشئت لأجلها، وكذلك التنسيق بين كل المؤسسات بهدف توحيد القواعد والإجراءات الكفيلة بتطوير وتوفير أقصى الرعاية والخدمات لضيوف الرحمن حسب النظم المرعية لأعضائها.
ولخصت مسارات أهداف الهيئة في العديد من الأمور ومنها التنسيق الشامل بين مؤسسات أرباب الطوائف في الإجراءات المالية والإدارية، والمشاركة في توحيد الأعمال لتحقيق الأهداف الأساسية لقيام مؤسسات أرباب الطوائف، الاهتمام بدعم العمل الجماعي وتحقيق المنافسة الشريفة التي تحقق رضا الحجاج عما يقدم لهم من خدمات، والاعتناء بنشر وتوثيق الدراسات والأبحاث الخاصة المنظمة لمهنة أرباب الطوائف، والمحافظة على كل ما يتصل بتراث وأصالة وعراقة مهنة أرباب الطوائف، والعمل على تسخير الإمكانات لتقديم أفضل الخدمات لحجاج بيت الله الحرام وزوّار مسجد الرسول - صلى الله عليه وسلم - من أرباب الطوائف، ومناقشة الأمور والإجراءات التنسيقية ورفع درجة الاستعداد للبدء في تنفيذ الخطط التشغيلية للمؤسسات والتي يعتمدها وزير الحج، ودراسة تقارير مؤسسات أرباب الطوائف ودعم وسائل التنسيق بين المؤسسات وفروع وإدارات وزارة الحج، والمساهمة مع مؤسسات أرباب الطوائف في الدورات التدريبية والندوات التطويرية والملتقيات التي تنظمها وزارة الحج والمشاركة في المعارض الخاصة بالحج والحجاج، وكذلك دراسة الموضوعات المهمة للأمور المشتركة بين مؤسسات أرباب الطوائف.
وتتكون الهيئة من جهازين رئيسين وهي مجلس الهيئة والأمانة العامة للهيئة، ولمجلسها الصلاحية بتشكيل لجان ووحدات فرعية إضافية متخصصة يناط بها القيام بمهام وأعمال فنية واستشارية وتنفيذية محددة وفقاً لما تقتضيه حاجة الهيئة وبما يحقق أغراضها وأهدافها.
وتبرز أعمال ومستجدات الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف هذا لموسم حج هذا العام 1434هـ في العديد من المهام منها العمل على إنشاء البوابة الإلكترونية الموحدة الخاصة بالمسار الإلكتروني لحجاج الخارج وترتبط بها كل بوابات مؤسسات أرباب الطوائف في مكة المكرمة والمدينة المنورة وجدة ومنها إلى بوابة وزارة الحج، وتنفيذ مشروع وحدة التطويف المركزي للحجاج من قبل مكاتب الخدمة الميدانية، ودراسة علمية عن آلية الدفع الآلي لمشروع المسار الإلكتروني، ولائحة العمل لمقدمي طلب الخدمات الميدانية بمؤسسات أرباب الطوائف ومعايير وتشكيل مكاتب الخدمة الميدانية، وكذلك المشاركة بروقة عمل في ورشة عمل التأثير الحراري المتوقع في مواسم الحج القادمة.
وتقيم الهيئة الملتقى السنوي الثامن لأعضاء مجالس إدارة المؤسسات أرباب الطوائف الهادفة إلى تبادل الخبرات المهنية الناجحة بين المؤسسات والتي تتمثل في المراقبة الإلكترونية لمخيمات ومكاتب الخدمة الميدانية بالمشاعر المقدسة، الجمعيات العمومية بين الواقع والمأمول، الجودة الشاملة والمتابعة الآلية للخدمات، قياس رضا الحاج وتطوير النظام الشامل لذلك، الإشراف على أعمال وخطط إرشاد الحافلات الناقلة للحجاج، المشاركة في ندوة الطوافة والمطوفين المنبثقة عن كرسي الأمير سلمان بن عبد العزيز لدراسات تاريخ مكة المكرمة، وضع معايير علمية يمكن قياسها لاختيار المتميزين من مؤسسات أرباب الطوائف بعد نهاية أعمال كل موسم حج، تطوير استمارات واليات المتابعة والمراقبة والتقييم، ورشة عمل الاستفادة من المقيمين إقامة نظامية، إعداد وتوزيع المطويات التوعوية الخاصة بتفويج الحجاج لمنشأة الجمرات والخاصة بالتوعية بالبقاء بمشعر منى إلى يوم الثالث عشر من ذي الحجة، وكذلك إصدار مجلة الرفادة ربع السنوية، والملف الصحفي، والحج في أرقام.