كيف يمكن تقليل التكاليف وإدارتها بذكاء

ومع ذلك إذا ما تحكمت الشركة في نفقاتها جيدا وجعلت إدارة التكاليف جزءاً من مهمة كل العاملين فيها ستظل الشركة في خير حال وتتوافر لديها الموارد التي تحتاج إليها لتتمكن من المنافسة. إن مدير التكاليف الجيد مثله مثل مدرب اللياقة البدنية مهمته هي أن يساعد الشركة على التخلص من الدهون الزائدة مع بناء العضلات وتعزيز صحة القلب والأوعية الدموية.
يجب أن يعلم مديرو الشركة أن البيئة التنافسية الصعبة تتطلب منهم تحسين الإنتاجية مع التخلص من العمالة الزائدة وتحقيق الإيرادات المستهدفة. إن نجاح مراقبة التكاليف يتطلب أكثر من مجرد سياسات وأهداف معلنة فهي ليست عملية يتم تحديدها وتركها تعمل.
وإنما تتطلب اهتماما وثيقا وإعطاء المسؤوليات إلى أشخاص معينين ونشر تقارير فيها أرقام حقيقية. يمكن للأثر التراكمي للتحسينات الصغيرة أن يكون كبيرا ويمكن أن يعطي الشركة ميزة تنافسية في التكاليف لا يتمكن منافسوها من استنساخها. لذلك يجب ألا تبحث الشركة طويلا عن التحسينات طويلة الأجل وإنما تبدأ بالبحث عمّا يمكن إصلاحه فورا في الوقت الحالي.
من المهم أن تعين الشركة مديرا ماليا ومديرا للموارد البشرية لديهما خبرة في إدارة التكاليف. إن المدة التي تحتاج إليها إدارة التكاليف تتناسب مع حجم الجهد المبذول والوفورات المتوقعة في التكاليف. فمثلا لا يحتاج اتخاذ القرار بشأن الأقلام والأوراق والأدوات المكتبية التي تحتاج إليها الشركة إلا إلى دقائق معدودة بيـــــنما إعادة هيكلة قائمة موردي المواد الخــــــام الأساسية قد يستغرق شهورا.
يقدم الكتاب برنامجا يستغرق من أربعة إلى ستة أشهر ويتكون من أربع مراحل:
1. التحقق من الواقع: تحديد إذا ما كان المشروع يستحق كل هذا الجهد والمال ولا بد من إعداد قاعدة بيانات بالتقدم الذي يتم إحرازه.
2. التتبع: نقل المشروع إلى وحدات الشركة مع الحرص على تحقيق المكاسب الصغيرة السهلة والتخطيط لتحقيق مكاسب أكبر في الوقت نفسه.
3. الجزء الصعب: جنى المكاسب الأكبر والتخلي عن الأفكار غير القابلة للتحقيق. في هذه المرحلة لا بد أن تكون الشركة قد حققت نصف الأهداف التي حددتها بنهاية هذه الفترة.
4. التوطيد: التشديد على المجالات التي تتراجع فيها الأمور ولا تحقق الأهداف المحددة. يجب أن تحقق الشركة نحو ثلاثة أرباع أهداف الوفورات التي حددتها بحلول هذه المرحلة.