أساسيات إدارة المعرفة

إدارة المعرفة هو نظام فعال تستخدمه الشركات لتحدد المعلومات المهمة وتجمعها ممن يعرفونها وتخزنها وتتشاركها مع الآخرين. تستخدم الشركات مثل هذه المعلومات لتحسين عملياتها، وعلاقاتها مع العملاء، ومعنويات موظفيها، وأدائهم، وأرباح الشركة وفي بعض الحالات تستخدم الشركة هذه المعلومات من أجل إخضاع الموظفين لقواعد وتنظيمات الشركة.

يتيح النظام الجيد لإدارة المعلومات للشركة أن تعزز الخبرة الداخلية بها وأن تجمع كل ما يمكنها جمعه من المعلومات مثل المعلومات والخبرات التي لدى الموظفين المتقاعدين، يقدم الكتاب عشر قواعد أساسية لتنفيذ نظام شامل لإدارة المعرفة، من هذه القواعد:
1. إدارة المعرفة يجب أن تتضمن كلا من الموظفين والعمليات والتكنولوجيا على كل فرد في الشركة أن يتبادل ويتشارك ما لديه من المعرفة لتحقيق الفائدة والربح للشركة، ليكون هذا ممكنا لا بد من وجود نظام لتنظيم وتخزين البيانات لضمان سهولة استرجاعها واستخدامها.
2. يجب أن تدخل كل أقسام الشركة في نظام إدارة المعرفة: إذا ما قامت الشركة بتوحيد المستندات والعمليات الخاصة بها، سيمكنها تدريب العاملين وتطوير أدائهم بسرعة والاستفادة من معرفة الموظفين في الأقسام المختلفة، ومن المهم طبعا ضمان دخول القادة والمديرين في الشركة في هذا النظام.
3. إجراء تقييم للاحتياجات: يبدأ هذا بتحديد أهداف وأبعاد ومتطلبات أية أنشطة لإدارة المعرفة في الشركة لجمع المعلومات خلال هذه المرحلة، يتم استخدام الدراسات الاستقصائية والاستبيانات والمقابلات الشخصية مع المعنيين. ويتم جمع المعلومات وفقا لتجمعات الموظفين ذات المعنى في الشركة تبعا للمناطق أو الإدارات أو فرق العمل.
4. تحديد مصادر المعرفة القائمة الرسمية منها وغير الرسمية: أحيانا تكون المعلومات واضحة وهذا يعنى أنه من السهل العثور عليها أو أنها موثقة بالفعل. إلا أن هناك من المعلومات المهمة قد تكون ضمنية في صورة خبرات الموظفين أو وثائقهم الشخصية. قد تتعلق هذه المعلومات بوظائفهم أو ما يقومون به من عمليات أو ما يتبعونه من قواعد أو حتى قد تتعلق بالشركة نفسها.
5. ينبغي لنظام المعرفة أن يحقق نتائج وأن يتناسب مع ثقافة الشركة: يتعين على مديري المعرفة المؤسسية أن يقوموا بهيكلة أنظمتهم على أساس النتائج المرجوة. بمجرد جمع المعلومات يجب تقييمها للتأكد من أنها ستكون مفيدة ومن الأفضل أن يراجعها أفراد فريق العمل لضمان اكتمالها ووضوح صيغتها.
6. تبادل المعرفة وحل التناقضات: في مرحلة جمع المعلومات لا بد من التحسين المستمر لعملية جمعها، مع وضع أهداف المؤسسة في الاعتبار وتحديد من سيقوم باستخدام هذه المعلومات وحالات استخدامها.
7. تحديث قاعدة البيانات ومراجعتها وبنائها: بمجرد بناء نظام إدارة المعرفة يجب أن يتم وضع خطة للتأكد من استمرار صلاحية المعلومات في قاعدة البيانات.