مهارات التواصل لمديري المشاريع

تدخل الشركات في مشاريع تهدف إلى رفع مستوى أدائها. عندما يشهد مشروعك نجاحا تقنيا في الوقت الذي لا يفهم فيه العملاء هذه الحقيقة، وبالتالي لا يستفيدون منها؛ فإن المحصلة النهائية لمشروعك هي الفشل. وكل هذا بسبب فجوة في التواصل بين الشركة وعملائها. يمكن سد هذه الفجوة عن طريق تحسين التخطيط والتنفيذ لعمليات الاتصالات.

حتى بداية الـ 20، لم تكن الشركات تستخدم الأساليب التقنية لإدارة المشاريع إلا في مشاريع البناء الكبيرة. وظل تطبيق هذه التقنيات صعبا, فمديرو المشاريع الذين يستخدمونها غالبا ما يخفقون في التواصل بنجاح مع عملائهم. أجري مسح على 500 مشروع أثبت أن السبب الشائع لفشل المشاريع هو ضعف الاتصالات. بينما المشاريع التي تتمتع بمشاركة نشطة وإدارة جيدة للتواصل بين أعضاء الفريق وأصحاب المصالح تحقق معدلات أعلى من النجاح.
العناصر الأساسية في أي برنامج لتحليل الاتصالات هي التحليل والتخطيط وإيصال الرسالة, لذلك من المهم أولا تحليل الجمهور المستهدف, الذي غالبا ما يتكون من أصحاب المصلحة بمن في ذلك المديرون والمستخدمون ولجنة العمل وغيرهم ممن سيستفيدون من المشروع. غالبا ما يكون لأصحاب المصلحة احتياجات مختلفة فيما يتعلق بالتواصل, لذلك من المهم تقديم المعلومات لهم بالطريقة الأكثر فاعلية (سواء أكان ذلك عن طريق الجداول والرسوم البيانية أو التقارير) استنادا إلى الأسئلة التي يجب الإجابة عنها. وعند توصيل هذه المعلومات يجب الحرص على أن تكون واضحة تخلو من الرطانة وتهدف إلى تعزيز المصداقية.
من المهم أولا تحديد سبب إرسال الرسالة مثلا للإرشاد أو التحفيز أو دعم إحدى وجهات النظر. ومع كل عملية تواصل ينبغي استخدام أسلوب التواصل الذي يتناسب مع الجمهور. يمكن الاختيار بين استراتيجيات أربع للتواصل:
1 ـ التحرك بالترتيب من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية: عندما تقوم بتقديم متغيرات متعددة تحدد نتائج المشروع، عليك تحديد النتائج المرجوة من المشروع ومن ثم تحديد أولويات المعلومات.
2 ـ تحديد المشكلات والحلول: وهذا هو أفضل منهج في المواقف التقنية. في بعض الأحيان يمكن ترتيب هذا القسم في شكل أسئلة وأجوبة.
3 ـ استخدم منهج الصورة الكبيرة: ينجح هذا عندما تحاول إظهار ما يمكن أن يعود به المشروع من نفع على الشركة كلها أو أحد أقسامها. من المفيد هنا أن ترى الإدارة فائدة المشروع.
4 ـ إظهار اختلاف المنهج الجديد: يفيد هذا بوجه خاص إذا ما كان المشروع قد سبق تجريبه وفشل. يجب هنا توضيح الاختلاف بين هذا المشروع بعد التعديل وقبل التعديل.
تعتمد الطريقة التي يتذكر بها الناس المعلومات على الطريقة التي تنقل بها هذه المعلومات إليهم. والعوامل الأساسية في هذا الصدد هي ''التكرار'' و''الأهمية'' و''الحداثة'' و''المشاعر''. إذ يميل الناس إلى تذكر الأشياء التي يسمعونها أكثر من مرة والأشياء المهمة وما يستجد من الأمور وتلك المعلومات التي تؤثر في مشاعرهم.

TITLE: COMMUNICATIONS SKILLS FOR PROJECT MANAGERS
AUTHOR: MICHAEL CAMPBELL PMP
PUBLISHER: AMACOM
ISBN-10: 0814410537
MAY 2009
268 PAGES