استخدام طريقة الـ A3 في حل المشكلات وزيادة التوافق والمراقبة والقيادة

يكشف جون شوك في هذا الكتاب طريقة الإدارة الرشيقة وهي منهج التفكير الفاعل المستخدم في إحدى شركات السيارات اليابانية. الكتاب عبارة عن قصتين متوازيتين يرويهما بورتر أحد صغار المديرين وساندرسون رئيسه المباشر- كل من وجهة نظره.

تشرح هذه القصة كيف تعلم بورتر طريقة الـ A3 في التفكير التي تساعد المديرين التنفيذيين على تحديد المشكلات وتحديدها ووضع إطار زمني للحل، ثم التنفيذ الفعلي لهذا الحل ومواجهة التحديات التي تطرأ في أثناء تنفيذه.
يمثل هذا المنهج المعتمد على تقرير الـ A3 المفتاح الأساسي لنظام تطوير المواهب في الشركة بالكامل وتعميق معارف وقدرات العاملين فيها. يكشف الكتاب اللثام عن عملية الـ A3 بوصفها عملية إدارية. يؤدي الاعتماد واسع النطاق على عملية الـ A3 إلى توحيد منهجية الابتكار، والتخطيط، وحل المشكلات، وبناء الهياكل التأسيسية لتبادل التفكير بشكل أوسع وأشمل. بما ينتج عنه تعلم على صعيد المؤسسة تتأصل جذوره في العمل نفسه - أي تعلما تشغيليا.
يشير مصطلح «A3» إلى قطعة الورق ذات الحجم الموحد دوليا، التي حجمها تقريبا 11 × 17 بوصة. أما في الإدارة الرشيقة فيعني تقرير الـ A3 السيرة الذاتية للمشكلة التي يمكن تكييفها من حيث التخطيط والنمط والتركيز وفقا للشخص الذي يقوم بحلها. يمكن للممارسين تطويع الشكل ليتناسب مع متطلبات كل حالة.
على صفحة واحدة، عادة ما يتضمن تقرير الـA3 العناصر التالية:
ــ العنوان: ويضع اسما للمشكلة أو الموضوع أو القضية.
ــ المالك/ التاريخ: يحدد من «يمتلك» المشكلة أو الموضوع وتاريخ آخر تنقيح لها.
ــ الخلفية: يحدد سياق الأعمال وأهمية هذا الموضوع.
ــ الظروف الحالية: يصف ما هو معروف حاليا عن المشكلة أو القضية.
ــ الأهداف/ النتائج المستهدفة: يحدد النتيجة المرجوة.
ــ التحليل: يحلل الوضع والأسباب الكامنة التي نشأت عنها الفجوة بين الوضع الراهن والنتيجة المرجوة.
ــ الإجراءات المقترحة المضادة: يقترح بعض الإجراءات التصحيحية أو المضادة للتصدي للمشكلة، أو سد الفجوة، أو الوصول إلى الهدف.
ــ الخطة: يصف خطة العمل لمن سيفعل ماذا ومتى من أجل الوصول إلى الهدف.
ــ المتابعة: ينشئ عملية متابعة للمراجعة/ التعلم، ويتوقع القضايا المتبقية.
تعد الإدارة الرشيقة منهجا شاملا لحل المشكلات لا يعتمد فقط على المحاولة والخطأ وإنما أيضا على التفكير القائم على فهم المبادئ والتفكير الاستنتاجي والاستنباطي والتفكير الابتكاري. ويتميز هذا المنهج عن باقي المناهج الأخرى بكونه منهجا عمليا سهل التعلم.

TITLE: MANAGING TO LEARN: USING THE A3 MANAGEMENT PROCESS TO SOLVE PROBLEMS, GAIN AGREEMENT, MENTOR, AND LEAD
AUTHOR: JOHN SHOOK
PUBLISHER: LEAN ENTERPRISE INSTITUTE
ISBN-10: 1934109207
JANUARY 2008
138 PAGES