خطة شاملة من 3 أدوات للتحكم في تخطيط المشاريع

لا يعني تسليم المشروع مجرد التنفيذ الحرفي لخطة المشاريع، وإنما يعني تحقيق الفوائد المرجوة من المشروع. فإذا لم يحدث هذا يكون المشروع فاشلا. هناك أربع مراحل لتسليم المشروع هي: تطوير الأعمال التجارية، التخطيط لتسليم المشروع، تسليم المشروع، وتسليم فوائد المشروع.لا يتم إنجاز خطة المشروع إلا عندما تتحقق الفوائد المرجوة منه. وعلى مدير المشروع أن يتعامل مع مجموعة من المتغيرات أثناء قيادته للمشروع لتحقيق الهدف منه، حيث يمكنه تكييف معظم جوانب خطة المشروع، حسب حاجته، ما دام لا يزال يقدم الفوائد المرجوة.قبل الشروع في إدارة المشروع، عليه التأكد من أنه حدد بوضوح كيفية تلبيته لاحتياجات الأعمال التي صمم من أجلها. ويكون هذا بتوضيح ما سيتم تسليمه، كيف ستحقق خطة التسليم أهدافها، الظروف التي يمكن أن تؤدي إلى فشل المشروع في تحقيق الهدف منه، الوقت الذي سيتم فيه إنجاز المشروع، أفراد فريق العمل في المشروع، الدور الذي سيلعبه كل منهم، ورعاة المشروع والمشرفين عليه والمستفيدين منه.
وبالطبع من المهم معرفة ما تكلفه المشروع بالفعل وما يتوقع أن يتكلفه مستقبلا، فالفوضى في تسليم المشروع هي مؤشر أكيد على أن المشروع سيتعرض للفشل في تحقيق أهدافه والغرض منه. وظيفة مدير المشروع هي العمل على تحقيق أهداف المشروع، وليس فقط إنجاز مجموعة من الخطوات. لتجنب الفوضى، يجب وضع خطة تحكم شاملة تمنح رؤية واضحة حالية للمشروع كله من خلال استخدام أدوات التخطيط الثلاث الرئيسة؛ وهي:
* ''خطة عمل المشروع'': تركز أداة التخطيط هذه على رعاة المشروع، والفوائد التي يهدف إليها المشروع والتغير الإداري الذي من المفترض أن يحدثه المشروع.
* ''خطة إعداد المشروع'': وتركز على نوع المشروع ونطاقه وتمويله وتشكيل فريق المشروع.
* ''خطة التحكم في المشروع'': وتصف مخاطر المشروع، وعمليات مراجعته والعقود التي أبرمت، ليس فقط مع البائعين، ولكن أيضا مع الإدارات الأخرى التي تشترك فيه أو تتأثر به. كما تحدد كيفية التحكم في المشروع لينجح في تسليم الأهداف المرجوة منه.
يوضح الكتاب أن المشروع عبارة عن مجموعة من الأنشطة تهدف إلى إنجاز هدف محدد خارج الأنشطة المعتادة للشركة. كل مشروع يتضمن إطارا زمنيا محددا وموارد مخصصة له. عندما تربط الشركة عددا من المشاريع معا لإنجاز هدف معين، يطلق على هذا اسم البرنامج. فوائد وأهداف المشاريع داخل البرنامج يعتمد كل منها على الآخر.المشاريع أو البرامج التي تعتمد على المجموعة نفسها من الموارد تشكل محفظة، وتكون كل المشاريع والبرامج والمحافظ:
* قائمة على أساس النشاط: فهي تمضي قدما بإنجاز إجراءات معينة.
* تعتمد على الموارد: حيث تستخدم مجموعة محددة من الناس والأموال والأدوات.
* تقوم على الفوائد: هي مصممة لتحقيق نتائج أو تغييرات محددة.

Title: Managing Project Delivery: Maintaining Control and Achieving Success
Author: Trish Melton
Publisher: Butterworth-Heinemann
ISBN-10: 0750685158
Nov 2008
Pages: 296