نصائح لإدارة الوقت والأعمال والتخلص من ضغوط العمل

يبيّن الكتاب أن أكذوبة تعدد المهام انتشرت مع ظهور الكمبيوتر، وهي في الأساس مصطلح يصف طبيعة عمل الكمبيوتر وقدرت على أداء أكثر من مهمة في وقت واحد.

ديف جرينشو

يعد الكتاب عبارة عن قصة إدارية جديدة تقدم للقراء كثيرا من النصائح والاستراتيجيات لإدارة الوقت وإدارة الأعمال، عن طريق سرد حكاية تدور أحداثها بين فيل وهو مستشار إداري متخصص في تنظيم الوقت ومعه هيلين إحدى عميلاته التي لجأت إليه ليساعدها على تنظيم حياتها ووقتها والتخلص من سيطرة ضغوط العمل على حياتها.
هيلين هي صاحبة إحدى سلاسل المتاجر الناجحة، وإن كان هذا النجاح يلتهم منها كل وقتها ولا يترك لها مساحة زمنية تقضيها مع عائلتها، ما أدى إلى تفاقم الضغوط عليها والاستنزاف المعنوي لطاقاتها وحيويتها شأنها شأن كثير من أصحاب المشاريع والمديرين التنفيذيين.
ذهب إليها فيل في شركتها ولاحظ أن مكان العمل هناك مزدحم ومليء بالنشاط والحركة والتوتر، وكانت مكاتب الموظفين مكتظة بالأوراق والتقارير والموظفون يهرعون من مكان إلى آخر، في حين تتصاعد رنات أجهزة الهاتف وكان جميع الموظفين يبدو عليهم كثرة التعرض للضغوط.
كانت هيلين تفخر بأنها تجيد فن تعدد المهام، وتجيد أداء أكثر من عمل في آن واحد، وتنتقل بين المهام التي تؤديها في سهولة ويسر وعندها فاجأها فيل برأيه قائلا إن تعدد المهام ما هو إلا أكذوبة، وإن الناس يصدقون هذه الأكذوبة بسهولة في عصر السرعة الذي نعيش فيه. يبيّن الكتاب أن أكذوبة تعدد المهام انتشرت مع ظهور الكمبيوتر، وهي في الأساس مصطلح يصف طبيعة عمل الكمبيوتر وقدرت على أداء أكثر من مهمة في وقت واحد. إلا أن الكمبيوتر في الواقع لا يفعل هذا وإنما هو ينتقل بين المهام بسرعة كبيرة تعطى انطباعا بتزامن أدائها.
يفخر من يعتقدون أنهم يجيدون تعدد المهام بأنهم يستطيعون الانتقال من أداء إحدى المهام إلى مهمة أخرى. ولكن الواقع أنه في كل مرة يحدث فيها انقطاع أثناء أداء إحدى المهام ينقطع التركيز وتحتاج استعادة هذا التركيز إلى وقت يعد وقتا ضائعا.
قد يكون هذا الوقت الضائع في كل مرة انقطاعا قصيرا لكن عندما يتكرر الانقطاع يزداد هذا الوقت، فإذا حدث الانقطاع مثلا ست مرات في الساعة يكون إجمالي الوقت الضائع نحو 30 دقيقة أي نصف هذه الساعة. في حين أثبتت الأبحاث أن متوسط الوقت الضائع يصل إلى 28 في المائة من وقت العمل.
يقترح الكتاب مجموعة من الخطوات للتخلص من عادات تعدد المهام الضارة ومنها:
* تقبل حقيقة أن تعدد المهام ليس بالطريقة الفعالة لإنجاز الأمور.
* الفهم الجيد لكيفية استخدام المرء وقته على مدار أيام الأسبوع.
* إنشاء جدول واقعي لتنظيم الوقت طوال الأسبوع.
* اجعل الناس يعرفون متى تكون مستعدا لاستقبال مكالماتهم الهاتفية أو استقبالهم شخصيا.
* أوقف تشغيل تنبيهات رسائل البريد الإلكتروني الجديدة وافتح بريدك الإلكتروني في أوقات محددة.

Title: The Myth of Multitasking: How «Doing It All» Gets Nothing Done
Author: Dave Crenshaw
Publisher: Jossey-Bass
ISBN-10: 0470372257
August 2009
Pages: 244