ترويض وحش الأوراق والمستندات في العمل

بإمكان كل منا توفير ساعة على الأقل يتم إهدارها يوميا بسبب الملفات المكتظة بالأوراق التي لا نستخدمها والوقت الذي يستغرقه البحث عن الملفات المخزنة على جهاز الكمبيوتر.

باربرا هيمفيل

يتعامل الناس يوميا في عملهم مع أكوام من الأوراق والملفات والمستندات والرسائل. في كثير من الأحيان لا يكون لديهم نظام محدد لفرز وتنظيم كميات الأوراق التي ترد إليهم يوميا، ولا تبدو لها نهاية. وربما يكون لديهم نظام ما لكنه لا يعمل بالكفاءة اللازمة ما يؤدي إلى تراكم الأوراق وإشاعة الفوضى في المكاتب يوما بعد يوم.
يقدم الكتاب حلا عمليا قابلا للتطبيق لهذه المشكلة، كما يقدم اقتراحات سهلة التنفيذ للقراء توفر وقتهم وتزيد من فعاليتهم في أعمالهم وتساعدهم على ترتيب الأوراق في مكاتبهم، سواء أكانوا موظفين عاديين أو أصحاب شركات صغيرة أو من كبار المديرين التنفيذيين.
هناك دائما لدى كل منا مكان يحتاج إلى التنظيم، ففي العمل يمكن أن يكون هو المكتب المدفون تحت تلال من الأوراق، الرسائل، المستندات، المذكرات، القوائم، وأسطوانات الكمبيوتر، إضافة إلى الملفات التي لا مكان لها في الأدراج المكتظة.
وفي المنزل ربما يكون سطح منضدة حجرة المعيشة مليئا بالفواتير، الإيصالات، الجرائد، والمجلات التي لم تقرأ بعد أو التي قرأت ولم يعد لها مكان في المكتبة المنزلية، والصور الفوتوغرافية العائلية التي لم توضع بعد في الألبومات الخاصة بها.
أيا كان الموقف وأيا كان المكان الذي يعاني من تراكم الأوراق فيه، يقدم الكتاب الحل العملي الفعال لهذه المشكلة وللمساعدة في السيطرة على وحش الأوراق وكبح جماحه وتنظيم تلال الأوراق من حولنا.
يؤكد الكتاب أن بإمكان كل منا توفير ساعة على الأقل يتم إهدارها يوميا بسبب الملفات المكتظة بالأوراق التي لا نستخدمها والوقت الذي يستغرقه البحث عن الملفات المخزنة على جهاز الكمبيوتر.
بالرغم مما تعد به التكنولوجيا المتقدمة من مكاتب تكون كل التعاملات بها رقمية بلا أوراق، إلا أن الكمبيوتر ورسائل البريد الإلكتروني والفاكسات والإنترنت عادة ما تضطر المرء إلى التعامل مع المزيد من الأوراق. ولكن الكتاب يؤكد أن وضع نظام فعال لتنظيم جميع المعلومات والأوراق التي يحتاج إليها المرء في المكتب ليس بالأمر العسير.
تقدم مؤلفة الكتاب باربرا هيمفيل اقتراحات بسيطة لتوفير الوقت وزيادة الفعالية في التعامل مع الأوراق من خبرتها التي تصل إلى 20 عاما في مجموعة من الشركات الكبرى. يساعد الكتاب القارئ على تحديد تلك الأوراق التي يلقيها في سلة المهملات وتلك التي عليه الاحتفاظ بها والأهم من هذا كيف يجدها عندما يحتاج إليها، وهكذا يوفر وقته وجهده.
يساعد الكتاب القارئ على العثور على أي شيء يحتاج إليه في مكتبه خلال خمس دقائق أو أقل، وضع نظام سهل التنفيذ لتنظيم المكتب والكمبيوتر، إتقان فن التخلص من الأوراق والأشياء غير المرغوب فيها لتجنب الفوضى، وتصميم نظام لدمج مكاتب الموظفين مع الشركة كلها.