محاضرون يجمعون على وجود صعوبات أمام الجهات المطبقة لـ "الأرشفة الإلكترونية"

أكد محاضرون مختصون في مجال إدارة الوثائق الإلكترونية أن عددا من الجهات الحكومية والخاصة التي طبقت الأرشفة الإلكترونية تواجه الكثير من الصعوبات في الانتقال إلى مرحله "أتمتة" إجراءاتها.
وأضافوا خلال فعاليات منتدى إدارة الوثائق الإلكترونية في الرياض في فندق الإنتركونتننتال أمس في قاعة بريدة، أن الأمر يتطلب وجود منهجية عالمية وبنية تحتية تعتمد على مقاييس الخدمات الإلكترونية وتكامل طبيعي بين الأرشفة والأتمتة، إضافة إلى توفير إيجاد الحلول الآمنة لإدارة وحفظ الوثائق.
وأوضح الدكتور منصور السعيد وكيل جامعة الملك سعود، أن الوثائق الإلكترونية لها دور فعال في اتخاذ القرارات الصحيحة بشكل سريع وفي الوقت المناسب، وذلك لتكون مستندا وسجلا موثوقا يمكن صاحب القرار من الاطلاع عليها في فترة قصيرة.
وأضاف خلال افتتاحه فعاليات أعمال منتدى إدارة الوثائق الإلكترونية 2008م نيابة عن الدكتور عبد الله العثمان مدير جامعة الملك سعود، الذي تنظمه جمعية المكتبات والمعلومات السعودية، أن هذا المنتدى له أهمية كبرى في العصر الحاضر، الذي يستلزم مواكبة آخر الأحداث والمستجدات في مختلف مجالات التقنية وخاصة إدارة الوثائق الإلكترونية.
من جانبه، أوضح الدكتور جبريل بن حسن العريشي وكيل عمادة شؤون المكتبات للشؤون الفنية والتقنية، أن الهدف من إقامة هذا المنتدى إيجاد التكامل في المعلومات والمعارف والتقاء الخبراء والمختصين وأصحاب القرار لتبادل الخبرات والتقنيات والتجارب في الموضوعات المطروحة في هذا المنتدى، كما يهدف إلى التعرف على أفضل الممارسات والتجارب المحلية والعالمية، واستعراض أحدث التقنيات والتطبيقات العلمية في مجالات إدارة وتصنيف وحفظ واسترجاع وتداول الوثائق والسجلات الإلكترونية من خلال قنوات وبوابات وأنظمة أمنة وطرق وسهلة الاستخدام في متناول الجميع.
وأضاف أن هذا المنتدى يعد أبرز حدث متخصص في مجال نظم حفظ الوثائق وإدارة المحتوى في الشرق الأوسط، موضحاً أن جمعية المكتبات والمعلومات السعودية الجهة المنظمة قد تبنت تنظيم هذا المنتدى من العام الحالي وللأعوام المقبلة.
وأفاد أن هذا المنتدى تميز بتنوع عدد المشاركين الذين يمثلون القيادات الإدارية والتنفيذية من القطاعين العام والخاص من مسؤولي مراكز تقنية المعلومات والتخطيط والتطوير الإداري والاتصالات الإدارية والأرشفة ومراكز الوثائق والسجلات ومديري مشاريع تقنية المعلومات ومشاريع الحكومة الإلكترونية والأعمال الإلكترونية وغيرهم من المهتمين والمختصين بهذا المجال.
من جهته، أوضح عبد الرحمن آل الشيخ مدير عام تقنية المعلومات من شركة سابك، في ورقة عمل قدمها بعنوان "تحقيق التميز من خلال تطبيقات الجودة واستراتيجية تقنية المعلومات تحت مظلة الاستراتيجية العامة للمنشأة"، أن تطبيق أسس ومبادئ الجودة في المنظمات على اختلاف أحجامها وأغراضها من أهم الأدوات لتحقيق رضا العملاء، كما أن التقدم الحاصل في تقنية المعلومات والاتصالات أصبحت أكثر أهمية وأكثر قابلية لتطبيق هذه الأسس والمبادئ من خلال الاستخدام الأمثل لها.
وأضاف أن التقنيات المستخدمة في الاتصال في الوقت الحالي جعلت هناك تواصلا مستمرا مع كل من الموردين والمساهمين والعملاء، حيث ترافق مع وجود هذه التقنية دقة في الأداء وتخفيض ملموس في التكاليف، مبينا أن تطبيق مبادئ الجودة في الاستخدام الأمثل لهذه التقنية يعني الوصول إلى الأهداف بأفضل الطرق.
وفي السياق ذاته، استعرض الدكتور نبيل كوشك رئيس مركز التميز في أبحاث الحج والعمرة، ورقة عمل حملت عنوان"تكامل نظم إدارة الوثائق والمحتوى مع نظم المعلومات الجغرافية"، حيث أكد أن كثيرا من أنظمة أرشفة الوثائق الإلكترونية لا تربط المحتوى بخرائط رقمية لإثراء البعد المكاني للمعلومات المحتوى، رغم أن 85 في المائة من المعلومات ذات البعد المكاني متوافرة في نظم المعلومات الجغرافية على شبكة الإنترنت.
وأضاف أن عدم الاستفادة من ذلك قد يتسبب في حدوث الأخطاء كما قد يتسبب في إحداث خسائر في فرص تكامل أنظمة المعلومات الجغرافية وأنظمة أرشفة الوثائق رقميا، موضحاً أن أسواق نظم إدارة الوثائق والمحتوى تشهد نموا مستمرا نتيجة لقيام العديد من الدوائر الحكومية ومؤسسات القطاع الخاص بتبني حلول إدارة الوثائق والمحتوى الذي من ضمنها مشاريع الحكومية الإلكترونية والأعمال الإلكترونية التي يجري تنفيذها حاليا.
واستعرض أنطوان الهراوي المدير التنفيذي لشركة إيفر الشرق الأوسط في ورقة عمل قدمها بعنوان"من الأرشفة الإلكترونية إلى أتمتة إجراءات العمل كيف نتفادى الفشل الإلكتروني"، أوضح فيها أن مبدأ الأرشفة الإلكترونية وأتمتة إجراءات العمل يلعب دورا مهما في توافق الجهات الحكومية مع برنامج التعاملات الالكترونية.
وأضاف أن كثيرا من الجهات في القطاع العام والخاص التي طبقت الأرشفة الالكترونية تواجه كثيرا من الصعوبات في الانتقال إلى مرحله "أتمتة" إجراءاتها، موضحاً أن الأمر يتطلب وجود منهجية عالمية وبنية تحتية تعتمد على مقاييس الخدمات الإلكترونية وتكامل طبيعي بين الأرشفة والأتمتة.