لغة النجاح: 8 إرشادات بسيطة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني
يبين الكتاب أن أول خصائص الكتابة المهنية الناجحة هي الوضوح، حيث يجب أن يتمكن القراء من فهم الرسالة مرة واحدة. ولتحقيق الوضوح في الكتابة يمكن مراعاة بعض العوامل.
في عالم اليوم المعتمد على اقتصاد المعلومات، حيث التواصل عن طريق الكتابة يحتل أهمية كبيرة، نجد أن معظم الناس يحتاجون إلى إجادة الكتابة أيا كان موضوعها، سواء أكان رسالة إلكترونية صغيرة لعقد اجتماع أم تقريرا سنويا طويلا. وأحيانا يعتمد نجاح الموظف على قدرته على التواصل بفاعلية مع الرؤساء والزملاء والموظفين والعملاء.
يقدم الكتاب ثمانية إرشادات بسيطة لكتابة رسائل بريد إلكتروني واضحة:
* اختر عنوانا مهنيا للبريد الإلكتروني، فلا تختر اسما يجعل الأمر يبدو كما لو كان لعبة ولا تختر اسم تدليل.
* اهتم بكتابة عنوان الرسالة، فالرسالة تظهر من عنوانها.
* ذيل رسائلك بتوقيعك: اختتم كل رسالة إلكترونية باسمك ومعلومات الاتصال بك.
* تجنب الكتابة بطريقة غير رسمية: احرص على تجنب الأخطاء الإملائية والنحوية والكلمات الدارجة والإفراط في استخدام الكلمات المختصرة.
* تجنب استخدام رسوم الوجوه المعبرة عن المشاعر، فمكانها في غرف الدردشة وليس في بيئة العمل.
* كن مهذبا: يحدث كثير من حالات إساءة الفهم لمحتوى الرسائل الإلكترونية، فكثيرا ما يفسر أسلوب كاتب الرسالة بالوقاحة في حين أنه كان فقط يريد أن يكون مباشرا.
* اكتب رسالتك لتكون مقروءة على الشاشة: اهتم بتنسيق الصفحة وحجم الكلمات.
* من المهم مراجعة الرسائل وقراءتها مرة أخرى قبل إرسالها.
يبين الكتاب أن أول خصائص الكتابة المهنية الناجحة هي الوضوح، حيث يجب أن يتمكن القراء من فهم الرسالة مرة واحدة. ولتحقيق الوضوح في الكتابة يمكن مراعاة بعض العوامل، ومنها ألا تزيد الجمل على 15 كلمة، مع تجنب الكلمات الصعبة والمصطلحات التقنية، والإقلال من العبارات الموصولة والجمل الاعتراضية وخاصة في بداية الجمل، على أن تبدأ الفقرات بالجملة الأساسية التي تعبر عن الفكرة الأساسية وتتبعها النقاط الداعمة لتكون سهلة الفهم مع تجنب الجمل المبنية للمجهول، والعبارات الغامضة أو تلك التي تتضمن تركيبات نحوية معقدة، مع مراعاة مراجعة الرسالة بعد كتابتها. ومن المهم أيضا تحري الدقة في مراجعة الحقائق التي تتضمنها الرسالة من تواريخ وأرقام وأسماء أشخاص.
يوضح الكتاب أن ثمة أنواع من الفقرات أفضل من غيرها في تقديم أنواع معينة من المعلومات. تتضمن أشكال الفقرات:
* الترتيب الزمني: يقدم هذا التقسيم عملية سرد منظمة تبعا لوقت الأحداث.
* النقاط الأساسية مع التفاصيل: هذا النمط التقليدي للفقرات يبدأ بالجملة الأساسية مع التفاصيل في الجمل التالية.
* الوصف سواء كان مكانيا أو تتابعيا: تصف الجملة الأولى عموما عملية ما والجملة الثانية تخبرنا عن السبب وراء أهمية هذه العملية والجمل التالية تصف تتابع الخطوات أو الأحداث.
* المقارنة: تصف أحد الموضوعات باستفاضة ثم تتناول تعريفا أو تفاصيل أخرى.
* السبب والنتيجة: تصف حدثا أو قرارا ثم تناقش النتائج أو التبعات المحتملة.
Title: The Language of Success
Author: Tom Sant
Publisher: AMACOM
ISBN-10: 081447473X
January 2009
Pages: 224