5 مراحل لتحقيق التوازن الأفضل بين العمل والحياة

عندما تشعر بأن لديك ملايين المهام التي تريد إنجازها وأن كل منها يتطلب اهتمامك الفوري يكون التركيز على أي من هذه المهام أمرا صعبا. وهذا لأنك تحت تأثير ضغوط شديدة ما يجعلك غير قادر على التركيز أو العمل بفعالية.
يقدم الكتاب نظام إنجاز المهام الذي يوفر الأدوات التي تحتاج إليها للتركيز وإزالة معوقاته. يعمل هذا المنهج التنظيمي من منطلق الاعتقاد بأنك إذا ما قررت أولا ما الشيء الذي يؤثر فيك وما الذي تحتاج إليه بشأنه سيمكنك حينها مباشرته إذا ما كان لديك النظام المناسب. وبمجرد تطبيقك النظام الذي تثق فيه فلن يشتتك القلق على المهام الأخرى لأنها ستكون مصفوفة ومرتبة في ذهنك للتعامل معها الواحدة تلو الأخرى.
يؤكد الكتاب أن المبدأ الأساسي لنظام إنجاز المهام هو "بمجرد إجراء جرد كامل لكل التزاماتك الحالية منظمة ومراجعة بطريقة منظمة، سيمكنك التركيز، ورؤية عالمك من أفضل الزوايا واتخاذ قرارات موثوقة بشأن ما تفعله في أي وقت".
يحتاج هذا النظام إلى عنصرين، الأول هو التحكم الذي يتم تحقيقه على خمس مراحل والثاني هو الرؤية والتي تكتسب عن طريق تقييم نقاط التركيز أو آفاقه المختلفة. لهذين العنصرين عديد من النتائج الإيجابية منها: زيادة الإنتاجية وتقليل الضغوط والتنفيذ الممتاز والتواصل الأوضح والابتكار المحسن وتحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة.
تتضمن عملية التحكم أو التنظيم خمس مراحل يتم تطبيق المراحل الثلاث الأولى منها على أي شيء يتطلب اهتمامك، وهي: الفهم، التوضيح، والتنظيم. في حين يتم تطبيق المرحلتين الرابعة وهي إعادة التفكير على الالتزامات والخامسة وهي البدء في العمل عند الدخول في خطوات محددة تقربك من أهدافك كما حددتها من واقع قيمك.
* المرحلة الأولى "الفهم": في هذه المرحلة ينبغي تحديد كل الأمور التي تستوجب الاهتمام، فهناك أمورا تسير بتلقائية ولا تحتاج إلا إلى التأكد من أنها تسير على ما يرام، ولكن قد يحدث خلل في هذا النظام كالسيارة التي تعمل بكفاءة فلا تسترعي الاهتمام ثم تصاب بعطل يحتاج إلى إصلاح ويجعلها على قائمة الأمور التي تحتاج إلى الإنجاز. تعتمد المرحلة الأولى على ترتيب تلك الأمور في قائمة تبعا لأهميتها.
* المرحلة الثانية "التوضيح": بعد كتابة القائمة يبدأ دور اتخاذ القرارات المتعلقة بكيفية التفاعل مع كل منها، فإذا ما كان هناك أمرا لا يحتاج إلى تدخل أو قد يحتاج إلى التعامل معه فيما بعد يمكنك إزالته من القائمة. كما يجب تحديد النتائج المرجوة من التعامل مع كل الأمور التي ستبقى على القائمة.
* المرحلة الثالثة "التنظيم": ثم يتم تصنيف كل الأمور التي بقيت على القائمة إلى واحد من ستة تصنيفات هي: النتائج، الأفعال، أمور مؤجلة، الدعم، المرجع، والمهملات.
* المرحلة الرابعة "إعادة التفكير": تختص هذه المرحلة بإعادة تنظيم بنود القائمة ومراجعتها بصفة دورية لإضافة أي تعديلات أو مستجدات.
* المرحلة الخامسة: البدء في العمل يعتمد استمرار التحكم على الطريقة التي يتم بها تعيين الموارد المتاحة، وفي هذه المرحلة لا بد من تحيد الخطوات التي سيتم تنفيذها لاحقا.

Title: Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life
Author: David Allen
ISBN-10: 067001995X
Publisher: Viking Adult
December 2008
Pages: 256