"الهيئة التنسيقية" تربط بين أرباب الطوائف لتقديم خدمات مميزة للحجيج

تعد الهيئة التنسيقية كيانا نظاميا مستقل بإشراف وزارة الحج يتمتع بالأهلية والشخصية الاعتبارية المستقلة وتسمى (الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف) تم إنشاء الهيئة بموجب القرار الوزاري في 25/9/1408هـ، ثم صدر القرار الوزاري في 19/11/1414هـ بإعادة تفعيل دورها وتطوير أدائها وفق اختصـاصـاتها، بهدف ترقية المسائل المشتركة في إطار موحد يضمن عدم وقوع أيّ تضارب في مناهج العمل الرئيسية بين مؤسسة وأخرى وبما يسهم في بناء التواصـل بين تنظيمات أرباب الطوائف ويحقق تقديم أجود وأفضل الخدمات لحجاج بيت الله الحرام وزوار مسجد رسوله عليه الصلاة والسلام.
ويضم مجلس الهيئة التنسيقية كلا من رئيس مجلس إدارة المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج تركيا ومسلمي أوروبا وأمريكا وأستراليا, ورئيس مجلس إدارة المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج إيران, ورئيس مجلس إدارة المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج دول جنوب آسيا, ورئيس مجلس إدارة المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج الدول الإفريقية غير العربية, ورئيس مجلس إدارة المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج دول جنوب شرق آسيا, ورئيس مجلس إدارة المؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج الدول العربية, ورئيس مجلس إدارة مكتب الوكلاء الموحد في جدة, ورئيس مجلس إدارة المؤسسة الأهلية للأدلاء في المدينة المنورة, ورئيس مجلس إدارة مكتب الزمازمة الموحد في مكة المكرمة, وأمين عام الهيئة, وهو أحد مساهمي المؤسسات من أبناء الطائفة.
#2#
وتهدف الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف إلى تمثيل المصالح المشتركة لمؤسسات ومكاتب أرباب الطوائف والعمل على تطويرها ودعمها، للقيام بالمهام والأهداف التي أنشئت لأجلها والتنسـيق بين المؤسسـات كافة بهدف توحيد القواعد والإجراءات الكفيلة بتطوير وتوفير أقصى الرعاية والخدمات لضيوف الرحمن حسب النظم المرعية لأعضائها.
كما تشمل مهام الهيئة التنسيقية العمل على تسخير الإمكانات لتقديم أفضل الخدمات لحجاج بيت الله الحرام، وزوار مسجد الرسول عليه الصلاة والسلام، من أرباب الطوائف, ومناقشة الأمور والإجراءات التنسيقية ورفع درجة الاستعداد للبدء في تنفيذ الخطط التشغيلية للمؤسسـات التي يعتمدها معالي وزير الحج.
إضافة إلى دراسة تقارير مؤسسات أرباب الطوائف، ودعم وسائل التنسيق بين المؤسسات وفروع وإدارات وزارة الحج, والمساهمة مع مؤسسـات أرباب الطوائف في الدورات التدريبية والندوات التطويرية والملتقيات التي تنظمها وزارة الحج والمشاركة في المعارض الخاصة بالحج والحجاج, ودراسة الموضوعات المهمة للأمور المشتركة بين مؤسسات أرباب الطوائف.
وترتبط الهيئة التنسيقية لمؤسسـات أرباب الطوائف بالوزير مباشرة، وتتلقى ما يرد لها من مخاطبات وتوجيهات من قبل الوزير أو وكيل وزارة الحج، ويكون مقر الهيئـة الدائم في مكة المكرمة، وتعقد اجتماعاتها في المقر الدائم للهيئة، ولأي من أجهزتها عند الاقتضاء أن تجتمع في أي مكان آخر بموافقة رئيسـها، وتوجه مخاطبات الهيئة ومراسلاتها كافة على عنوانها الدائم.
وتختار الهيئة من بين مسـاهمي المؤسسـات الأعضاء فيها أميناً عاماً للهيئة، يوافق على تعيينه مجلس الهيئة، ويختص الأمين العام للهيئة بإدارة شؤون الأمانة العامة للهيئة التنسيقية والشؤون الإدارية فيها، ويجب توافر شروط الكفاءة والخبرة والتأهل لتولي مهام الأمين العام فيمن يتم ترشيحه لهذا المنصب، ويتم تعيينه لمدة ثلاث سنوات ويجوز إعادة تعيينه بناءً على ترشيح مجلس الهيئة.
#3#
كما تختص مهام هذه الأمانة في إعداد جدول أعمال مجلس الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف والتحضير لاجتماعاته وصياغة محاضره مع تزويد أعضاء المجلس بنسخ من قراراته, وإعداد مشروعات القرارات والتوصيات التي يصدرها المجلس, والتنسيق بين مختلف أجهزة الهيئة، وتوزيع الأعمال والمراسلات حسب الجهة المختصة فيها, والقيام بإعداد مخاطبات الهيئة كافة مع مؤسسـات الطوافة والمكاتب الموحدة ووزارة الحج والجهات الرسمية والشركات والمؤسسات وغيرها, والإعداد لمشاركات الهيئة في الفعاليات والمعارض والندوات والمناسبات الرسمية وغيرها.
وتعمل الأمانة العامة كذلك على إعداد التقرير السنوي لأعمال الهيئة، وتوطئة لاعتماده من قبل مجلس الهيئة, وإعداد الخطة التشغيلية والميزانية التقديرية للهيئة, والإشراف اليومي على أعمال الهيئة الإدارية والمالية وحُسن أداء الموظفين, وإعداد التقارير والدراسات التي يكلف المجلس الأمين العام بها, وترشيح موظفي الهيئة، وإعداد العقود الخاصة بتعيينهم، ومتابعة مخصصاتهم ومكافآتهم, وإعداد الميزانية الختامية بالتنسـيق مع المحاسب القانوني والأجهزة المختصـة بالهيئة، ورفع مقترح الميزانية إلى المجلس لمناقشتها, وتمثيل الهيئة التنسيقية بناءً على تكليف المجلس أو رئيس المجلس في الأمور التي يرى المجلس أو الرئيس تفويضه للقيام بها, ومتابعة تنفيذ وتطبيق القرارات التي يصدرها مجلس الهيئة التنسيقية.
وترتكز رسالة الهيئة التنسيقية على محاور تهدف إلى تقديم أقصى الرعاية لضيوف الرحمن، واعتمادها قيماً مهنية عالية، وتعيينها أهدافاً إجرائية خاصة، فرض عليها السعي الحثيث نحو التطوير التنظيمي وهذه المحاور:
محور الجودة الشاملة
حتى يتم ضمان استمرارية الجودة الشاملة في الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف, يتطلب العمل على تطوير الجودة، ولتحقيق هذا المحور تسعى الهيئة التنسيقية ـ وفق الأساليب العلمية, إلى دعم مشاركة مؤسسات أرباب الطوائف ومجموعات الخدمة الميدانية في المؤتمرات والندوات والمعارض ذات العلاقة بمهامها الرئيسة, ودعم الأفكار التطويرية التي تقدمها مؤسسات أرباب الطوائف للقضاء على الملاحظات المرصودة كافة، بصورة جذرية, واعتماد مفهوم التخطيط الاستراتيجي ـ للهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف / مجموعات الخدمة الميدانية ـ في مرحلة التخطيط الإداري , والعناية بإعداد آليات العمل, والتفكير نحو انطلاقة استثمارية للموارد وفق رؤية اقتصادية تتوافق مع مقتضيات العصر, وتفعيل عمليات التطوير، وخاصة البحث الموضوعي ودراسة البدائل, والارتقاء بالبرامج التدريبية وتنويعها ضمن خطة تدريبية متكاملة.
#4#
محور تقنية المعلومات
وذلك من خلال دعم توظيف التقنية الحديثة ـ خاصة تقنية الاتصالات ـ في مؤسسات أرباب الطوائف ومجموعات الخدمة الميدانية كافة.
محور الإدارة والتشغيل
وتسعى الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف إلى تفعيل وظائف الإدارة الحديثة، ومن أبرز الفعاليات ذات العلاقة, مواصلة الإفادة من المتخصصين في حقلي المهام التنفيذية ـ الاستشارات الفنية, وتفعيل مؤسسات أرباب الطوائف وظيفة الإشراف، مع تطبيق التقويم المستمر لكل الفعاليات المكتبية ـ الميدانية, وتفعيل مؤسسات أرباب الطوائف وظيفة التقويم ـ الختامي ـ لكل الفعاليات، مع العناية بالتغذية الراجعة, والعمل على تحفيز العاملين في مؤسسات أرباب الطوائف للارتقاء بجودة الخدمات.
محور النقل ـ الإعاشة ـ السكن
يأتي إدراك الهيئة التنسيقية لمنظومة التطلعات الاستراتيجية لتطوير محور ( النقل ـ الإعاشة ـ والسكن ), حيث تتطلع إلى ترجمتها واقعياً، وهي تتولى التنسيق التنظيمي لتحقيق إيجاد مخطط عام لمنطقة المشاعر المقدسة منى، تنظيماً وتيسيراً لأداء المسؤوليات, وإعادة توزيع مناطق المشاعر المقدسة على المؤسسات، بما يتناسب مع أوضاع النقل, ومعالجة وضع الحجاج القاطنين في المرحلة الثالثة من مشعر منى (خارج الحدود الشرعية), وتوفير البيئة المكانية المناسبة التي تسهم في تحفيز الحجاج على الالتزام ببرنامج التفويج, والمطالبة بمخطط شامل لمشروع (النقل العام) في مشعر منى لنقل الحجاج من وإلى منطقة الجمرات, وإيجاد الآلية المناسبة التي تمكن المؤسسات من إحكام وضبط إدارة المخيمات في منطقة المشاعر المقدسة منى، وتخصيص جزء من المسارات في مشعر منى لاستخدامه في الطوارئ والظروف غير العادية, وتحسين اللبنة التحتية للمرافق في منطقة المشاعر المقدسة.
كما تقوم الهيئة التنسيقية بعمل كثير من الدراسات والبحوث العلمية, وذلك بهدف تطوير أداء مهامها التنظيمية للارتقاء بأجود الأعمال التي تخدم حجاج بيت الله الحرام, ومن هذه الدراسات:
دراسة تنظيمية بعنوان "التطوير التنظيمي للنظم الإدارية والمالية للهيئة التنسيقية"، وتهدف إلى العمل وفق رؤية مستقبلية واضحة وأهداف واستراتيجيات محددة, وتطوير التنظيمات والتعليمات التي تحكم أعمال الهيئة التنسيقية والمؤسسات المكونة لها، بما يكفل تحقيق الهيئة للغايات التي أنشئت من أجلها, وإيجاد آليات واضحة ومحددة لتسيير الأعمال في الهيئة التنسيقية, وبناء اللوائح الداخلية المنظمة لعمل الهيئة التنسيقية التي تضمن استقرار العمل المؤسسي فيها, والعمل وفق أهداف ومهام محددة وموثقة لكل الوحدات التنظيمية في الهيئة التنسيقية, وتعزيز التكامل بين مؤسسات أرباب الطوائف التي تشكل مجلس الهيئة, وزيادة كفاءة وفاعلية الأداء في الهيئة التنسيقية, وتطوير الأداء وتخفيض تكاليف التشغيل.
ومن الدراسات الأخرى التي تنفذها الهيئة دراسة تنظيمية بعنوان ( تكاليف الخدمات التي تقدمها مؤسسات أرباب الطوائف)، وتأتي هذه الدراسة لتحقيق أحد أهدف الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف المتضمن: "المحافظة على كل ما يتصل بتراث وأصالة وعراقة مهنة أرباب الطوائف"، فقد تولت الهيئة التنسيقية الإشراف ومتابعة القيام بدراسة تنظيمية خاصة بتكاليف الخدمات التي تقدمها مؤسسات أرباب الطوائف: (المطوفون / الوكلاء / الزمازمة / والأدلاء) للحجاج، وقد تم الاتفاق مع إحدى المؤسسات الوطنية لإجراء هذه الدراسة، تحت إشراف فريق عمل مكون من بعض أعضاء مجلس الهيئة التنسيقية.
وتأتي الدراسة التنظيمية التي تحمل عنوان (الضوابط التنظيمية لمكتب إرشاد الحافلات الناقلة للحجاج), من تحقيق أعلى درجات الكفاءة في الأداء لمكتب إرشاد الحافلات الناقلة للحجاج أشرفت الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف خلال هذا العام 1428هـ على إجراء دراسة تنظيمية هدفها إعداد الضوابط التنظيمية لمشروع ( مكتب ) إرشاد الحافلات الناقلة للحجاج, وذلك بمشاركة أحد مكاتب الدراسات الإدارية.