مؤسسة مطوفي حجاج جنوب آسيا تستثمر تقنية المعلومات في تطوير خدماتها

أكدت مؤسسة مطوفي حجاج جنوب أسيا أنها تستثمر مستجدات التقنية الحديثة بالإضافة إلى التعرف على أبرز أحداث قصة الجودة الشاملة في المؤسسة، حيث ذكرت ذلك في تقرير كان خلاصة مجموعة من الأحاديث والزيارات الميدانية مع عدنان كاتب رئيس مجلس إدارة المؤسسة وعدد من المسؤولين في المؤسسة.
#2#
فاستناداً إلى الفكر الإداري المتجدد الذي بزغ منذ عام 1413هـ وأشرق تحديداً في عام 1415هـ، انطلق مجلس إدارة مؤسسة مطوفي حجاج جنوب آسيا في صياغة أهداف تطويرية متعددة محدداً آليات تنفيذها ضمن مجموعة من الرؤى المستقبلية معتمدة في ذلك على أسس المنهج العلمي لإدارة جميع المسؤوليات والأعمال الإدارية والميدانية الخدمية المناطة بالمؤسسة، ولاشك أن التجارب والخبرات التراكمية المهنية في خدمة وفود الرحمن التي اكتسبها نخبة من أعضاء مجلس الإدارة في الماضي، إضافة إلى مؤهلاتهم العلمية العالية، ساعدتهم على تصنيف وتقسيم تلك الأهداف ليتم تحقيقها في فترات زمنية متتابعة.
وقد كان من بين تلك الأهداف الاستمرار في تطوير أنظمة الحاسب الآلي وتقنية المعلومات، لذا فقد استحدث قسم تقنية المعلومات بإشراف المطوف أسامه عبد الله دانش عضو مجلس الإدارة المسؤول عن إدارة خدمات الاستقبال وتقنية المعلومات وإسكان مكة المكرمة البرامج الحاسوبية التالية :
قيام رؤساء مكاتب الخدمة الميدانية بترشيح أعضاء مكاتبهم عبر موقع المؤسسة على شبكة الانترنت بحيث يختفي اسم المرشح فور اختياره وذلك وفر لمكاتب الخدمة جهداً ووقتاً كبيرين.
استخدام مكاتب الخدمة الميدانية لنظام التعامل الالكتروني في مخاطباتها على الموقع الإلكتروني للمؤسسة، سواء لاستقبال التعاميم والخطابات أو الإجابة عنها ما حقق لمكاتب الخدمة والمؤسسة سرعة الإنجاز.
إنهاء إجراءات عقود الخدمات الإضافية الخاصة بين مكاتب الخدمة الميدانية والمجموعة السياحية عبر موقع المؤسسة على شبكة الإنترنت.
قيام مكاتب الخدمة الميدانية بتقديم خدمة إدخال عقود الإسكان في مكة المكرمة للمجموعات السياحية عبر موقع المؤسسة على شبكة الإنترنت.
قيام المجموعات السياحية بإدخال معلوماتها من دولها عبر موقع المؤسسة على شبكة الانترنت بعد حصولها على الاعتماد من مقام وزارة الحج.
توزيع الحجاج على مكاتب الخدمة الميدانية وعلى مساكنهم من بلادهم، الأمر الذي مكن مكاتب الخدمة من اختصار زمن الاستقبال الذي كان يقضيه الحاج ليصل إلى سكنه.
تطوير بعض الأنظمة التشغيلية من خلال شراء أجهزة خادمات حديثة، وذلك حقق سرعة كبيرة في إدخال البيانات وشمولها وكذلك سرعة الترحيل الآلي.
تأمين مولد كهرباء متخصص لضمان استمرارية تقديم الخدمات المعلوماتية في حالة الطوارئ.
ولضمان الاستفادة القصوى من هذه البرامج، فقد تم إعداد برامج وورش عمل وفق جدول زمني محدد لتدريب وتأهيل أعضاء مكاتب الخدمة الميدانية المسؤولين عن استخدام الحاسب الآلي في مكاتبهم لاكتساب المعرفة والمهارات المطلوبة لاستثمار معطيات هذه البرامج في خدمة حجاج مكاتبهم بالسرعة المطلوبة والجودة العالية.
#3#
أما فيما يتعلق بتطبيق الجودة في هذه المؤسسة التي لا يمر عليها موسم إلا وتجد الجديد في المواسم التالية فنود التأكيد أن إدارة الجودة الشاملة تعد مدخلاً جديداً وفلسفة إدارية حديثة نشأت في الأساس كأسلوب عمل ووسيلة لتطوير أداء المنظمات الساعية إلى تحقيق الأهداف والارتقاء في الأداء، وفي ظل المتغيرات الحديثة التي تخللتها ثورة في مجال الاتصالات والمعلوماتية شاعت مقولة أصبح يرددها الجميع وهي ( أن العالم اليوم قد أصبح قرية صغيرة ) فالعولمة وأنظمة التجارة الدولية كسرت الحواجز وألغت المسافات وأشعلت المنافسة ولم يعد تطوير الأداء والمنتجات ترفاً بل أصبح ضرورة ملحة يفرضها إيقاع العصر ومتطلبات السوق، وفي ضوء هذه الظروف أصبح المستهلك سيد الموقف فالجميع يسعى إلى إرضائه فجاء التوجه إلى إدارة الجودة الشاملة التي عدتها تلك المنظمات وسيلة فاعلية من أجل إحداث تغيير جذري في فلسفة وأسلوب العمل لتحقيق الأهداف المنشودة.
لذا حرصت مؤسسة مطوفي حجاج دول جنوب آسيا على تطبيق إداري يراعي تلبية رغبات الحجاج والعاملين والمساهمين للوصول مرحلياً إلى تحقيق الجودة الشاملة.
وقد توج تطبيق هذا النظام بحصول المؤسسة على شهادة الآيزو ( ISO 9001-2000) في 9 من شهر المحرم 1425هـ الموافق 29 شباط (فبراير) 2004م بوصفها أول مؤسسة في العالم تحصل على هذه الشهادة في هذا المجال.
وكما هو معروف توالى انتشار هذا المفهوم في المؤسسات الأخرى، غير أن الإنجاز الحقيقي في المؤسسة تمثل في تطبيق هذه الأنظمة في مكاتب الخدمة الميدانية لأنها تعد الجهات المباشرة المعنية بخدمة الحجاج، ففي عام 1425هـ حصل عشرون مكتباً على شهادة الآيزو وثمانية مكاتب في عام 1426هـ وتسعة مكاتب في عام 1427هـ ثم أربعة وعشرون مكتبا في عام 1428هـ، ما فتح آفاقاً جديدة للتحديث والتطوير وقد لا تكون صدفة تزامن انتشار هذا المفهوم مع صدور قرار مجلس الوزراء الأخير القاضي بتثبيت مؤسسات أرباب الطوائف وبذلك توفر المناخ الإيجابي المشجع للراغبين في التميز والساعين إلى الارتقاء بخدمات ضيوف الرحمن، وفي هذا السياق أكد لنا رئيس مجلس إدارة المؤسسة أن المؤسسة بدأت في أعمال المرحلة الأولى من تطبيق مفهوم "صناعة الخدمة" بتقديم دورات وورش عمل في هذا المجال لمنسوبي المؤسسة.
ولابد هنا من الإشارة إلى ما ذكره لنا مشرف إدارة الجودة في المؤسسة عندما سألناه لماذا تشجعون المكاتب للحصول على شهادة الآيزو؟ فقال:" إن تطبيق نظام الجودة بالمقاييس العالمية تعد حافزاً قويا وفاعلا يرتبط برقابة دورية تلزمنا وتساعدنا على التطوير والتحسين المستمر وتشجعنا دائما على الإبداع والابتكار، وبالتالي تتيح لنا فرص البقاء مع المتنافسين على تحقيق رضاء الحجاج بالمستوى المشرف الذي يفوق توقعاتهم، وأضاف بأن مكاتب الخدمة الميدانية التي طبقت نظام إدارة الجودة تسعى دائما إلى استحداث أساليب جديدة مبتكرة للارتقاء بمستوى الخدمات التي تقدمها لحجاج المؤسسة في مكة المكرمة والمشاعر المقدسة، ومن حسن حظ حجاج المؤسسة في هذا الموسم هو أن مكاتب الخدمة الميدانية تسابقت في التجاوب مع برامج المؤسسة المتتابعة في تفعيل تطبيق شعار (إكرام الحاج) الذي رفعه الأمير خالد الفيصل أمير منطقة مكة المكرمة رئيس لجنة المركزية ويعد الأمير خالد من الساعين في الخير من أجل وفود الرحمن فجزاه الله عنا وعن الحجاج جميعا خير الجزاء، فمن الوجبات الإضافية المجانية، إلى الفرش الكامل في مشعر منى، والخدمات الإنسانية المجانية لرعاية الجوانب الصحية والاجتماعية والاقتصادية والإرشادية لحجاج المؤسسة، مرورا بخدمات الاستقبال السريع إلى المحاضرة التوعوية التأهيلية بعنوان "إكرام الحاج" التي حضرها أعضاء الاستقبال والشؤون العامة والإسكان في مكاتب الخدمة الميدانية.